業種：銀行業
社員数：1,001人～5,000人
多くの金融機関においては、自社倉庫や支店などに多くの書類があふれていてその管理に大変苦労されています。さらに文書の多さだけでなく、その種類が多岐にわたることも一つの要因とされており、およそ2,000～3,000種類も存在しているといわれています。
また、以上に加えて、保存年限切れ文書への管理不足や誤廃棄、特に各営業店では文書そのものの所在が確認できず散逸するリスクもあり、機密文書を扱うことの多い金融機関において特に紙文書の管理の必要性が高まっており、発生から廃棄に至るまでトータルでの文書管理が必要とされるようになっています。
しかしながら、債権書類など一部の文書でのシステム導入は浸透しつつあるものの、全拠点を対象とし全ての文書を一元管理するという事例は上記の理由からほとんどないのが現状です。電子文書の管理システムは多く導入されていますが、紙文書に関しては細かな運用や現物管理の必要があり、システムのカスタマイズに膨大な費用がかかることも多く、費用対効果の面からも導入されることはあまりありませんでした。
第四銀行においても例外ではありませんでした。
特に、各営業店での日々発生する伝票の台帳管理は手書きによるものも多く、事務作業や記入ミス・人の手によるチェック等が、作業効率の妨げとなっていました。
さらに、移管先の文書保管センターは後々の廃棄の作業効率を考えた仕組みになっており、各営業店毎に決まった場所を設けて収納する仕組みとなっていました。その為、文書廃棄の際には収納している各ラックが「虫食い」状態となり、収納効率の低下原因にもなっていました。また、文書箱の収納場所がExcelで管理されており、出庫した後に元の位置に戻さないと探しだすことが困難な状況もあったりと、システム化されていないことによる効率の低下が散見されるようになってきました。
このような状況の中、日々の事務の効率化や文書保管センター内の収納文書、さらには本部・各営業店を横断する紙文書の一元化等、一連の業務改革を推進してこられた株式会社第四銀行総務部調査役の野沢滋氏に、今回の文書管理システム導入に関する話をお伺いしました。
「私自身総務部にくる以前に営業店にいたことがあり、その際にも手書きで日々業務を行っていたという経験もありました。今回のシステム導入に関してはそういった経験も念頭に、現状の営業店での困りごと、どう改善すれば効率化できるかを考え、導入するに至りました。」
「他方で、個人情報保護法の施行等、時代背景においても情報管理の徹底への要請が強く高まってきている時期でもありました。必要な情報をすみやかに探しだし、原本はどこに保管されているのか、どういう状態にあるか把握するしくみが今まで以上に求められていました。」
「本部・営業店の文書、文書保管センター、委託倉庫会社といった複数拠点の文書を一元的に管理できるところです。どんな文書がどこにあってどういう状況なのか、文書管理システムで一括して把握することができます。」
「しかしながら、管理できることだけでなく日々の運用においても効率的に業務が遂行できないと意味がありません。特にこれまで、日常業務で発生した文書を文書管理台帳（第四銀行では「完結文書保管目録」という名称）に手書きで記載しており、業務負担も大きい上に記載ミスも考えられました。」
「日常の手書きから文書管理システムへ入力する仕組みを導入しました。例えば記述項目を最小限とし、「保存年限アシスト機能」により廃棄年限が自動的に設定されるようにしました。入力に際してもできるだけ簡潔に作業でき、かつ誰がやっても同じやり方になるよう統一しました。これは誤廃棄を無くすためには非常に有効な方法だと思います。」
「また、現物文書を保管している文書保管センターにおいてはバーコードを用いて管理し、フリーロケーション方式による保管スペースの有効活用を実現しました。これまで営業店毎に特定のスペースを設けエリア分けしていた非効率な管理も、今回のシステム化により収納効率の改善を図ることができました。」
「ラベルプリントが非常に便利で効果的でした。これまでは箱にその情報を都度記入してラベルを貼っていたのですが、営業店名や箱番号、年限の他、箱詰めしたいくつもの書類の名称を逐一記載する手間が大変でした。今回のシステム化に伴い、対象の箱を選びラベルの印刷指示をすれば、あとはラベルをそのまま箱に貼るだけの作業で、手間が省けて大変便利になりました。」
「システム化することで履歴管理も可能となりますので、申請やどの登録がどこでされているかの把握も容易になりました。」
「ワークフロー機能による承認機能も特徴的ですね。承認ルートを作り、責任者の承認を経て依頼が実行される仕組みも活用しています。銀行において、『検印』は欠かせない業務ですが、それをシステムとして取り入れることができました。」
「使用状況を把握する上で、日々の業務を分析する機能も導入しています。部署別や管理個数の推移、年限満了文書の管理状況、入出庫数といったさまざまな動きを捉えることができます。これもトータルで一元的に管理できるシステムだからこそ使える機能です。」
「総務部ではさまざまな業務を扱っています。文書管理はその一つであり、文書管理担当といえどもその業務だけに関わることは難しいのが現状です。そのような状況の中で今回導入した文書管理システムはそれぞれの業務に際してシンプルに使うことが可能です。管理者としての運用も簡潔でありながら、かつトータルで文書管理が可能な仕組みであるため、業務の効率化に非常に有益でした。」
「そもそもSRIの文書管理システムは既成のパッケージ商品ではなく、ユーザに合わせてカスタマイズすることを前提としていました。 SRIで第四銀行のニーズを把握し対応いただき、結果として、第四銀行として必要な機能やルールを仕組みとして構築することができました。」
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