セキュリティリサイクル研究所

文書（ドキュメント）は紙1枚から発生し、綴られ、ファイルに閉じられ、部店内保管、倉庫移管、保存、廃棄されます。そんな文書の種類・形態・場所等の変化に対応したシステムでなければ必ずどこかで矛盾・隙間・運用上の負荷が増加し、紛失・誤廃棄、はたまた現場の不平不満が生じてしまいます。発生から廃棄までを一気通貫した実績のある「トータルドキュメントシステム」でなければなりません。

お客様の考える管理構想（書類1件単位 or 文書箱単位）を基に、営業店、倉庫、本部をシステム連携し、厳格な書類管理はもとより、業務効率化を図ることが重要です。勿論、金融機関である為、各種作業の検印機能・履歴管理など、セキュリティ面の充実も必須です。

システム構築にあたり、営業店視察、課題発見、運用ルールの見直しが必要です。このコンサルティングにより、しっかりとした文書管理体制を再構築し、システムと連動していく事が重要です。

自行倉庫の有無、集中管理の対象範囲、セキュリティポリシーなど、金融機関様によって様々な要件があります。　その要件を満たせるよう、文書管理システムには柔軟なカスタマイズ性が求められます。例えば、将来的に倉庫管理システムが必要になった場合を踏まえ、いつでも機能拡張できる事。

”システムに運用を合わせる”のでは無く、”再構築した運用にシステムを合わせる”ことが大切です。

いくら良い仕組みでも無理なく継続的な運用ができなければ意味がありません。

システムを使用する営業店の方が負担に感じているようでは必ず形骸化しますので、逆に負担が軽減したと感じる位でなくてはいけません。営業店・現場の声を聞きながら仕組みを構築し、銀行様独自のオリジナル機能など、新しい発想・機能を取り入れていけるベンダー選定が重要です。

また、導入後のシステムサポート体制は勿論のこと、必要に応じてファイリング用品サポートの可否もポイントです。