ファイル用具を作る手間を無くしたい

文書管理規程があるにも関わらず、運用マニュアル（作業手順）が整備されておらず、保管の際に使用するファイル用具や背表紙などの統一ルールがない金融機関様も多く見受けられます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　このような状態では、各営業店担当者がそれぞれファイル用具を準備をすることになり、営業店の事務負担は大きくなります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業店ごとにローカルルールが加わり、ファイル用具・背表紙の材質や色、表記方法もバラバラになり、統一的な管理をすることが困難になります。

ファイル用具を各営業店が準備することは、業務量の増加だけでなく統一性を損なう可能性をはらみます。

解決するには

すでに完成したファイル用具を営業店に配付すれば良いでしょう。

◎営業店で背表紙などを貼り付ける手間が無くなることによる“事務負担減少”
◎あらかじめ完成したファイル用具を送ることによる“統一性の確保”

SRIの文書管理システムでは、システムに登録された前年度ファイルの実績をもとに次年度供給ファイルとして認識し、複製作成します。
システム稼働翌年度からは、各営業店で毎年発生するファイルが確定され、無駄のない用具供給が可能となります。
もちろん、供給ファイルには全店統一の背表紙ラベルが貼り付けられた状態で配付されるので、営業店の事務負担は大きく軽減されます。