営業店での保管期間や移管のタイミングを正確にしたい

文書発生のたびに保存期限を計算し、文書保存台帳へ手書きで記載しているため、記載ミスで本来の期限よりも長く保存している。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　また、倉庫への移管に関して、対象文書を営業店の裁量で行っている、という金融機関様のお話をよく伺います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　この状態では、増え続ける文書により営業店の保管スペースが圧迫され、管理の煩雑さも招いています。

手書きの文書保存台帳や目視による文書箱の記載確認によって移管する手法では、倉庫に移管するタイミングや対象文書も不明瞭になり、いつまでも営業店に不要な文書が残ることになります。

解決するには

文書マスタを作成しシステム管理することによって、誰が行っても間違いのない保管期間で文書を登録することができ、移管対象の文書が明確に指示される体制を構築すると良いでしょう。

◎保存期限が自動的に設定されることによる“記入不備の削減”
◎システムから移管対象文書の指示がでることにによる“効果的で確実な文書移管”

SRIの文書管理システムでは、書類名・保存期間をマスタ化するので、営業店担当者も適切な保存期限の設定や文書移管のタイミングを把握することができます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そのため、営業店内での保管期間が明確になり、不要な文書が山積することを防止します。