自行にマッチしたシステムを導入したい
文書管理は、良いシステムの導入やコンサルティング会社と契約したからといって、必ずしも成功するものではありません。
コンサルティングにより決定した運用やルールを実際の業務フローに落としこみ、管理システムとの連携を図り、継続的な運用ができなければいけません。
また、ルールばかりに重点を置き、本来の業務に支障をきたすようでは良い仕組みとは言えず、継続的な運用も困難でしょう。
とくに書類の種類が膨大な金融機関様においては、それが顕著に現れます。
実際の現場となる営業店の運用手順や意見を反映しにくいパッケージシステムでは、継続的な運用がされず、形骸化してしまう可能性があります。
解決するには
営業店の実地調査を行い、実際の運用手順や業務を鑑み、もし必要な機能やシステム変更箇所があればそれをカスタマイズできる柔軟性が必要です。
◎営業店へのヒアリングを通し、営業店の実際の運用や課題を反映したシステムを導入することによる“営業店の業務効率向上” ◎現状に即したシステムを導入することで、継続性を持った運用が可能となることによる“文書管理体制の維持・継続”
文書管理システムの導入・運用に際して、SRIではコンサルタントによる営業店の実地調査を基本としています。 まずは、本店・営業店内の金庫室・書庫に置かれている文書の保管状況の調査と、文書保存台帳・その他記録との整合性調査から、倉庫に移管された後の保存・閲覧・廃棄まで、現状の文書管理状況を調査します。 そのデータを基に規程類との運用整合性を分析し、より現状・実務に即したシステムをご提案します。
