セキュリティリサイクル研究所

金融機関様では、数千種類もの取り扱い文書が存在し、保存期限はもとより、文書によって起算日も変わる事があります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そのため、営業店の担当者が文書それぞれの保存期間を把握する（検索する）ことが、かなりの管理負担となっています。

多くの紙文書を保管する金融機関様では、本部・営業店に保管してある文書を年度末などに自行倉庫や外部倉庫に移管する、置換え（引継ぎ）作業に少なくない時間を取られています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存期限を明確にしていない場合は、不要な文書を保管し続けることにより、スペースの圧迫や、紛失・誤廃棄にも繋がります。

文書の棚卸において、文書保存台帳と現物とを目視で確認している金融機関様が、まだまだ高い割合を占めています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかしこれでは、棚卸作業に多くの時間を取られるため、時間効率は非常に悪くなります。

金融機関様では日々大量の「保管しなければいけない」紙文書が発生します。
しかし、これを全て紙文書で保管していては、営業店や自行倉庫のスペースが圧迫されるだけでなく、文書検索による時間浪費や紛失・誤廃棄のリスクも高まります。

各営業店や自行倉庫に保管している文書のロケーション管理はシステム化されていないことが多く、閲覧・出庫・廃棄時の検索に大幅な時間を取られています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ある金融機関様では、閲覧対象の文書が倉庫に保管されていると考え、往復5時間の道のりをかけて倉庫へ探しに行ったが、実際は営業店内に保管されていたという事例すらあります。

金融機関様では、文書保存台帳を手書きで作成している事が多く見受けられます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし手書きによる文書保存台帳では、時間効率の悪化だけではなく、文書名の不統一や保存期限の誤記入などの属人的ミスが発生する可能性が高くなります。

使用済みの文書は、文書保存箱へ格納したあとの細かい情報を把握せずに、大まかな格納内容のみで管理されていることがあります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかしこの方法だと、格納文書の検索性はどうしても低くなってしまいます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　これが閲覧頻度の低い文書であれば問題ありませんが、契約書などの重要文書は1件単位で把握しておかなければいけません。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　これは手管理では限界があり、結果、営業店内に残ったままになります。

規程を定め、各営業店担当者にファイル用品や表記方法の管理を任せても、開始直後は統一されていますが、時間経過とともに、独自のローカルルールが醸成されていきます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そうなると統一された管理とは言い難く、さらには紛失や誤廃棄・検索性悪化などのリスクも高くなってきます。