ファイル・文書ごとに保管したい
使用済みの文書は、文書保存箱へ格納したあとの細かい情報を把握せずに、大まかな格納内容のみで管理されていることがあります。 しかしこの方法だと、格納文書の検索性はどうしても低くなってしまいます。 これが閲覧頻度の低い文書であれば問題ありませんが、契約書などの重要文書は1件単位で把握しておかなければいけません。 これは手管理では限界があり、結果、営業店内に残ったままになります。
文書保存箱に格納した文書を正確に把握していない場合、検索に大幅な時間がかかることになります。
解決するには
文書の重要度で、ファイル単位・1件単位の保管を可能にし、なおかつ閲覧しやすくしましょう。
◎閲覧頻度が高い・低いにかかわらず、その文書の管理に最適な情報登録が出来ることで、全ての文書を倉庫に移管出来ることによる“行内スペース確保” ◎ファイル単位、1件単位での情報登録が出来ることによる“文書管理体制の厳格化”
SRIの文書保管サービスでは、従来の箱単位での保管も可能ですが、金融機関様が望まれる管理・運用方法に応じた最適な保管体系をご提案します。
◇箱単位……….閲覧頻度が低い長期保存文書
◇ファイル単位……閲覧頻度の高い長期保存文書
◇1件単位………契約書などの1件単位で管理され、年限設定が出来ない活用文書
