紛失・誤廃棄を無くしたい
金融機関様での情報事故では、顧客情報が含まれる文書（伝票・マイクロフィルム／コムフィッシュ、ＡＴＭジャーナルなど）の誤廃棄が目立ちます。
これは、保存期間の異なる書類を同じ文書箱に格納し、その文書箱自体の保存期限を間違って記載するなどして、誤って廃棄してしまったという原因が大きな割合を占めています。
外部へ情報が流失した懸念は極めて低いものの、一度廃棄してしまった機密文書は戻りません。
保存期限を適切に管理できなければ、事故のリスクは減りません。
解決するには
帳票ごとの保存期間を見直した上で、保存期限・廃棄時のチェック体制をシステムで行う必要があります。
◎文書を登録する際、文書マスタを基に保存期間が自動設定されることによる“誤記入の防止” ◎規程に則った文書の格納ルールをシステムでチェックできることで、誤格納を防ぐことによる“誤廃棄の防止” ◎文書の履歴・所在を管理することによる“文書紛失の防止”
SRIの文書管理システムでは、文書登録時に文書マスタを基に保存期限が自動設定されます。
設定後は、保存期限を迎える時期になると、上長へ該当文書の廃棄確認要請が自動配信され、その承認を経て廃棄指示が確定します。
これにより、一般職員だけの判断で廃棄が進まないようにし、誰の指示・承認で廃棄が実施されたのか履歴を残すことによって、紛失・誤廃棄リスクの低減を図ります。
