文書の状況を確認したい
営業店内では、営業時間中はある程度自由に金庫室、書庫にアクセスできる状態が多いようです。 また、必要な閲覧文書は各自が検索し、デスクへ持っていくこともあるはずです。
その際、貸出簿などがあれば履歴を管理できますが、それがない場合は戻し忘れや紛失、不正にも繋がります。
文書の利用状況を管理できていない場合、紛失や不正など様々なリスクに繋がります。
解決するには
文書の貸出し・入出庫状況をシステムで管理し、リアルタイムな文書の状況が管理できる体制を作りましょう。
◎履歴確認から、貸出後の戻し忘れを防止することで“紛失の防止”
◎文書の履歴から動きを把握することによる“文書統制力の向上”
◎常に文書の動きを把握されていることによる“不正防止”
SRIの文書管理システムでは、文書の入出庫や廃棄は勿論、保管・保存中の貸し出し状況もシステムでコントロールできます。 閲覧後の戻し忘れや紛失、利用者の履歴を管理することで、これまでの属人的管理からシステム的管理へ移行します。
