セキュリティリサイクル研究所

大量の機密文書を抱える金融機関様では、合併・統合時に整理しなければいけない文書も膨大になるため、効率の良い管理体制の構築が必要になります。

「担当者の自分が分かっていればいい」、「文書保存台帳の記載が面倒」など様々な理由から、文書の私物化は起こります。
しかしその状態では、担当者の不在時に対応が必要になった場合、文書の所在が分からず問題になる可能性があります。

文書管理業務を一人の担当行員に委ねていたり、営業店独自のローカルルールができている場合、その担当行員が不在になった際に、検索に時間がかかったり、文書の所在すら分からず、関係する業務が滞ることも考えられます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　また、属人的な管理になっている為、誤廃棄や紛失のリスクにも繋がるでしょう。

営業店にある文書の管理作業は、まだまだ手書きの文書保存台帳で行っている場合が多いと思います。
その場合は、一覧性のある全営業店の文書保存台帳を作るのは困難であり、各営業店の文書管理状況が把握できなければ、誤廃棄や紛失のリスクが常に内在することになります。

営業店内・自社倉庫の文書を閲覧する際の貸出し簿や閲覧依頼書への記載や廃棄年月日の文書保存台帳への記載を、手書きで管理している金融機関様がまだまだ多いことと思います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、手書きでの管理では記載漏れなどもあり、適切に履歴を管理することが困難です。

金融機関様は、本部・営業店・自社倉庫に文書が分散しており、全文書を把握するのは非常に困難です。
しかし、近年の所在不明・誤廃棄・紛失のニュースを鑑みると、文書の把握は優先事項と言えるでしょう。