文書の私物化を防ぎたい
「担当者の自分が分かっていればいい」、「文書保存台帳の記載が面倒」など様々な理由から、文書の私物化は起こります。
しかしその状態では、担当者の不在時に対応が必要になった場合、文書の所在が分からず問題になる可能性があります。
文書の管理が業務負担になる状況では、充分な管理がされず、文書の私物化による所在不明のリスクが高まります。
解決するには
文書保存台帳の記載方法を簡略化し、行員の事務負担を減らした上で、文書の登録を促進します。
◎手書きでの文書保存台帳記入を無くし、登録のストレスを減らすことで積極的に**”文書を可視化させる”
**SRIの文書管理システムでは、文書を入力（選択式・読込み式）で登録することにより、保存年限も自動で設定し、営業店での台帳作成業務を大幅に軽減することができます。 登録が簡単で手間がかからなければ、営業店でも積極的に活用していただけますし、それによって担当者が不在でも、顧客対応で必要な文書を、誰もが容易に検索できるような環境ができ上がります。
