文書の閲覧や破棄などの履歴を管理したい

営業店内・自社倉庫の文書を閲覧する際の貸出し簿や閲覧依頼書への記載や廃棄年月日の文書保存台帳への記載を、手書きで管理している金融機関様がまだまだ多いことと思います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、手書きでの管理では記載漏れなどもあり、適切に履歴を管理することが困難です。

閲覧の際には貸出し簿や閲覧依頼書などがあると思いますが、手間の掛る手書きが故に記載が形骸化している事例も多く見受けられます。これは、その後の返却や廃棄でも同様です。

解決するには

一旦登録した文書については簡単にPC上で閲覧申請ができ、且つ返却予定日も確認できれば戻し忘れが軽減されます。

◎PC上で簡単に閲覧申請ができることによる“記載ルールの形骸化防止”　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　◎閲覧申請時に返却予定日を入れることによる“返却忘れの防止”　

SRIの文書管理システムでは、文書の登録後は・閲覧・入出庫・廃棄まで、簡単に確実に履歴を残していくことができます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　その各工程では、機器による確認作業や承認を経ていくため、1文書毎のすべての履歴を可視化することが容易になります。