担当者不在でも対応できるようにしたい
文書管理業務を一人の担当行員に委ねていたり、営業店独自のローカルルールができている場合、その担当行員が不在になった際に、検索に時間がかかったり、文書の所在すら分からず、関係する業務が滞ることも考えられます。 また、属人的な管理になっている為、誤廃棄や紛失のリスクにも繋がるでしょう。
営業店・担当者ごとに管理している状態は、担当者不在時の混乱を招くリスクがあります。
解決するには
全営業店の管理手法を統一し、文書保存台帳をシステム化することで、担当者以外でも必要な文書が検索・取り出しが可能となり、文書を組織として管理できます。
◎どの営業店へ行っても同じ管理手法が取られていることで、ローカルルールの発生を抑え“文書管理業務の平準化を促進” ◎平準化された手法で文書をシステムに管理するため、誰でも必要な文書が簡単に引き出せることによる“機会損失の防止”
SRIの文書管理システムでは、統一的なルールで文書を製冊・システム登録し、管理します。
そのため、担当者が不在の場合でも、必要な文書を検索し所在を確認、閲覧ができるため過不足なく対応することが可能です。
