セキュリティリサイクル研究所

いくら良い仕組みでも無理なく継続的な運用ができなければ意味がありません。
文書管理システムを使用する営業店の方が、運用に負担に感じては、徐々に形骸化していきます。
継続的に運用していくには、システムを活用することで、負担が軽減したと感じるくらいでなくてはいけません。
営業店・現場の声を聞きながら仕組みを構築する必要があります。

文書管理のルールを設けていない場合には、まずルール策定に取り掛かるべきですが、金融機関様ではすでにルールがあることの方が多いと思います。
しかし各金融機関様の状況を伺うと、それを行員が認知できていない場合が多いように感じます。
そしてこれは、本店より営業店の方がより顕著に現れます。

ほとんどの金融機関様が文書管理規定を設けています。
しかし各行様の状況を伺うと、それが必ずしも遵守されているとは言い難いことが分かります。
「多忙さで優先順位が低い」、「規程の重要さを理解できていない」、「規程の存在すら知らない」と理由は様々ですが、共通しているのは行員の”認識不足”になるのではないでしょうか。

金融機関様において、文書管理は法令遵守・コンプライアンス・情報セキュリティインシデントの防止が非常に重要です。
維持管理のためには、専任の文書管理担当者・文書管理システム担当者の設置が必須です。
しかし、システム導入したからといって文書管理状況の把握不足を改善できるものではありません。
総務部門や事務統括部門だけに文書管理を任せるのではなく、全社的にどのように文書管理に取り組むのかルール作りが必要でしょう。

文書管理方法やルールを設けているにもかかわらず、営業店ごとのローカルルールにより、なかなか統一管理できないというお話を、多くの金融機関様からお聞きします。
これでは、せっかくの文書管理施策が意味をなさないだけではなく、常に情報事故のリスクが高い状態に置かれることになります。

多くの金融機関様では、文書管理方法やルールを設けているにもかかわらず、本来廃棄するはずの文書を保管していたり、保存年限が不明の文書があったりというお話を良く耳にします。
そのような文書が発生するには様々な理由があるとは思いますが、現在の業務フローが営業店などの現場に浸透していないことも大きな理由でしょう。

多くの金融機関様では、すでにきめ細かい文書管理方法を設けられています。
しかし、その管理方法が営業店にとって事務負担となっているだけの場合も少なくなく、せっかくの文書管理方法が形骸化してしまう事になります。