文書管理のルールを行員に浸透させたい

文書管理のルールを設けていない場合には、まずルール策定に取り掛かるべきですが、金融機関様ではすでにルールがあることの方が多いと思います。
しかし各金融機関様の状況を伺うと、それを行員が認知できていない場合が多いように感じます。
そしてこれは、本店より営業店の方がより顕著に現れます。

行員が文書管理ルールを知らず、指導してもなかなか各行員まで浸透しません。

解決するには

適正な運用ルールへの変更や行員の業務量を削減できるシステムの導入と併せて、ルールを浸透させます。

◎ルールの教育に割く時間を通常業務に割り振れるため”時間短縮になる”
◎業務効率の改善を実感しながらルールを学ぶことによる”学習効率の向上”

特に改善もなく、ルールだけを指導しても、浸透は難しいでしょう。
そこで、コンサルタントによる現場調査を通じて、なぜルールが浸透しなかったのか見直し、現場に適したルールに変更した上でメリットを説けば、浸透しやすくなるでしょう。
新システムの導入は、より大きな機会となります。
特にSRIの文書管理システムでは、「伝票」、「永久・一般文書」ごとに入力画面を備えており、業務負担軽減のために入力は最小必要項目のみとなっています。
また、文書名を選択する際には、前年度に登録した文書を流用（選択式）して登録する機能、登録後の検印機能など、できるだけ担当者の方の負担を軽減し、かつ正確な台帳登録が可能になるなど、行員の業務効率改善に大きな効果があります。
以上のように、あくまで行員の業務改善に寄与する点を強調することが重要でしょう。