セキュリティリサイクル研究所

自社倉庫ではなく、外部倉庫を利用する場合、基本的に閲覧頻度が低いものを預けると思います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、税務調査や監督官庁の監査の時に、すみやかに文書を準備できる体制が求められます。

文書量の多い金融機関様では、外部倉庫に預けることを検討される場合もあるでしょう。
営業店・無人の自社倉庫に文書が分散しており、スペースの圧迫や閲覧時に倉庫への行き来がある場合は、コスト面を考えると有効です。

文書を担当者のみが管理している状況では、「いつか必要になるかも知れない」、「必要な時に廃棄していたら自分の責任になる」という意識が働き、なかなか廃棄に踏み切れません。

金融機関様では日々大量の「保管しなければいけない」紙文書が発生します。
しかし、これを全て保管していては、営業店や自行倉庫のスペースが圧迫されるだけでなく、文書検索による時間浪費や紛失・誤廃棄のリスクも高まります。

せっかく文書管理規程があっても、営業店間で取り扱いが異なっていれば、統一のルールも形骸化してしまいます。
その状態では、文書保存期間の誤記載や記載漏れが発生する可能性も高くなります。

しっかりと保存期限を設定しても、廃棄のフローが確立していなければ、効率の良い廃棄はできません。
また、廃棄フロー自体は整っていても、それが実情とマッチしていなければ、有名無実化してしまうことになります。

倉庫のロケーション管理がシステム化されていない金融機関様では、閲覧・出庫する際の検索性を重視して営業店ごと、保存期限ごとに配置してある場合が多い様です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　しかし、それでは文書の廃棄が進むにつれて虫食い的に空きスペースが発生し、倉庫の収納効率を妨げる結果となっています。