行員に捨てる習慣を根付かせたい

文書を担当者のみが管理している状況では、「いつか必要になるかも知れない」、「必要な時に廃棄していたら自分の責任になる」という意識が働き、なかなか廃棄に踏み切れません。

文書を担当者のみが管理していると、いつまでも文書は廃棄されない可能性があります。

解決するには

文書の廃棄フローに上長の認可を設定すれば、担当ではなく組織の文書として廃棄可能になります。

◎部下の文書管理状況を確認できることで、指摘しやすい状況を作ることによる”組織的な文書管理体制の構築”
◎文書廃棄に上長の認可を設定し、責任を担当から組織に変更することによる”破棄しやすい意識付け”

SRIの文書管理システムでは、廃棄時に上長の認可を設定することができます。
上長の認可を貰って廃棄することで、責任が個人から部署・部門に移行し、担当者も安心して廃棄を選ぶことができます。
また、その部門の文書を部門長も閲覧できるように設定すれば、上長から廃棄を促し、捨てる習慣を根付かせることも可能です。