社内の廃棄文書は適正に管理できていますか？
社内から発生する廃棄書類の管理はできていますか？ 従業員の引き出しに埋もれている書類、書類棚にある必要がなくなった書類など、さぞかし膨大なものでしょう。年末や年度末、または四半期ごとなどの区切りで、大掃除にて廃棄文書を一斉に処分する会社も多いようです。しかし、そこには怖い落とし穴が潜んでおり、細心の注意が必要となってきます。それは、廃棄して良い書類かどうかの適正な選別と、それに対する各従業員の認識が統一されいるのかという問題です！
・一般のゴミ感覚で捨ててはならない、個人情報などを含む機密書類はどのくらい存在するか!?
・保管年限が到来していない、まだ捨ててはいけない書類は混じっていないか!?
・そもそも一気に発生する重要且つ膨大な廃棄書類を、どうやって安全・確実に処理するか!?
残念ながら至るところで誤廃棄の問題は起きており、昨年公式発表があった主な誤廃棄事故だけでも以下のように数多くあります。。
上記以外にも、小規模な事故または紛失事故などを含めると枚挙に暇がありません。
どれも幸いにして大きな情報漏洩事故にまでは至っておりませんが、とはいえ、記録を不適切に滅失させてしまっては、甚大な被害を招きかねない危険性を孕んでいるという意味で、漏洩と同様の損害を発生させたと言えるのではないでしょうか。
こうした事故を引き起こさない為にも、社内の文書管理ルールを事業に関わる全ての人が徹底し、適正な「廃棄の選別」を行う事が大切です。そして、万全のセキュリティ下で確実に廃棄を行う事ができる委託先を選定しなければならないのです！
関連リンク：
SRI機密抹消サービス
ファイリングシステムの導入・廃棄システムの構築(文書保管．com）
文書の保存年限管理(文書保管の外部委託先選定のポイント)
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
