〜属人的な管理から引き起こされるリスク〜（銀行）
・重要文書の管理について、総務部門は、組織変更等による管理担当者の変更を担当部署任せとし、状況を確認していないことから、変更がなされないままとなっている。このため、管理担当者が不明の文書や、文書管理システムで管理担当者を設定していないため入出庫や廃棄ができなくなっている文書が認められる。また、こうした状況に対し、同部門は改善策を講じていない。さらに、コンプライアンス統括部門は、総務部門の文書管理に対する役割や総務部門に対する報告体制を具体的に定めていない。
(平成22検査事務年度)
金融機関において、文書管理は法令遵守・コンプライアンス・情報セキュリティインシデントの防止において、非常に重要です。維持管理のために、文書管理担当者の専任・文書管理システム担当者の設置などは必須です。文書管理が出来ていない状況をシステム導入したからといって、改善できるものではありません。総務部門だけに文書管理を任せるのではなく、全社的にどのように文書管理に取り組むのかルール作りから始めたほうが良いでしょう。文書管理コンサルティングをおすすめいたします。
