～情報文書管理規定に反し、契約書の写し等の情報文書を施錠できる場所以外に保管～（銀行）
・営業店監査について、監査部門長は、部店長に対して不定期に重要保管物検査の実施を指示することとしている。こうした中、監査部門は、顧客からの契約書等を頻繁に預かっていることから部店長検査を指示する必要がある特定の営業推進部署に対して、これまで営業店監査を実施していないほか、部店長検査を指示していない。このため、今回検査において、営業推進部門が情報文書管理規程に反し、契約書の写し等の情報文書を施錠のできる場所以外に保管している事例が認められている。
・ 監査部門は、文書誤廃棄事故の再発防止策の一つとして、保存処理が未済のままの書類が保管されていないかを監査すべき項目として新設しているが、保存文書と保存文書台帳を照合するなど深度ある監査を実施していない。このため、今回検査において、個人情報管理台帳に記載しないまま個人情報を保管している事例等が多数認められている。
(平成22 検査事務年度前期版)
日々発生する文書や帳票類が、各営業店で整備されるためにはルールとともに仕組みの構築が必要です。また、営業店に負荷がかかるようなアナログ的な仕組みでは維持管理に無駄な人件費が発生し、また厳格に管理することもできません。 まずは営業店の文書管理におけるリスク事項やボトルネックを洗い出し、システム化することが理想的です。全支店の調査・管理は時間と手間がかかるため、文書管理コンサルティングと文書管理システム導入で改善しましょう。
