～ATMジャーナルの誤廃棄～（信用金庫・信用組合）
顧客情報が記入された帳票等を含む保存文書の廃棄について、顧客情報管理部門は、文書等廃棄計画を策定していないほか、各部店長も廃棄文書目録を作成していないなど、規程に定める手続きを行っておらず、各職員の判断により随時廃棄を行っていたことから、大量のＡＴＭジャーナルを誤廃棄している事例が認められる。
(平成20検査事務年度)
誤廃棄は、文書の年限管理ができていなく、年に数回行う廃棄の際に間違って捨ててしまうということが多いです。文書を廃棄する際には、ワークフローにより複数関係者や上長の確認を取り、廃棄したことを確認するためにもログ管理が必要です。アナログ的な管理では、再発するリスクが高いです。文書が発生したときに年限登録できる仕組みを導入し、廃棄に関しても管理できるシステムが必要です。文書の発生から廃棄までを管理できる、文書管理システムの導入をおすすめいたします。
