～文書管理、廃棄ルールの未整備～（保険会社）
顧客情報管理部門が、文書管理や廃棄ルールを明確に定めていないことから、一部営業店において、顧客情報管理台帳に記載漏れが認められるなど、営業店間で取扱が異なっているほか、顧客情報を含む廃棄予定の文書等を営業店内の通路等に放置している実態が認められる。
(平成21検査事務年度)
営業店間で取扱が異なっているという事は、文書管理規程の問題であるか、規程を遵守しなくてよい環境であることとなります。
営業店間でしっかりした取扱方法が定まっていない場合の弊害としては、人事異動による移動先での作業効率低下と共に、不慣れな運用から派生する紛失・誤廃棄などが高まります。
規程見直し、運用見直し、システムの導入・刷新・改善が早急に望まれます。
廃棄予定文書の放置を防ぐためにも、廃棄システムの導入も検討されたほうが良いでしょう。
～請求書類受付管理簿の未整備～（保険会社）
支払管理部門は、保険金の請求書類の受付管理簿を整備しておらず、支払事務の進捗管理を支払部門の担当者任せとしており、実態を把握していない。このため、支払部門において、請求書類を受け付けてから長期間未払いのまま放置している事例。
文書管理のガバナンス不足と管理の属人性が課題でしょう。支払管理部門の業務フローの見直しと管理部門が業務状況を確認できるようシステム化が必要です。
～個人情報を含む書類の管理不足～（保険会社）
書類管理について、顧客情報統括管理責任者は、本部各部が、業務委託先から個人情報を含む書類を徴求した場合の具体的な返却期限や管理手法を定めていないことから、本部各部において、同委託先から徴求した書類の管理が担当者任せとなっており、個人情報を含む書類が未施錠のまま事務室内に長期間放置されている事例が多数認められる。
(平成20検査事務年度)
文書管理主幹部門が、全社の文書状況を確認できる仕組みが必要です。
定期的に出庫中の書類状況を把握（システム抽出）でき、それを基に各部への確認が取れる体制構築が必要です。
社内文書の管理ルール見直しと同時に委託先の見直し・選定も検討されたほうがよさそうです。
～外部委託先との契約未締結～（保険会社）
外部委託先の管理について、事務リスク管理部署において、業務委託に伴い生じるリスクや契約の重要性等に関し、各部署への徹底が不十分なことから、重要機密情報を取り扱う外部委託先と業務委託契約書を締結しないまま対価の支払いを行っているなど、適切な管理が行われていない事例。
(平成18検査事務年度)
機密文書情報管理の委託先との業務委託契約は必須です。また、業務委託元の業者も契約なしに業務を行うことも考えられません。機密情報を扱う専門会社へ業務委託の切り替えをおすすめいたします。
～個人情報取扱台帳の不備～（保険会社）
顧客情報統括管理責任者は、支社の個人情報取扱台帳に係る管理要領を整備していない。このため、支社で作成した個人情報を含む文書が同台帳により管理されていない事例。
(平成19検査事務年度)
支社や営業店の文書管理が行き届いていない、よくあるケースです。台帳管理が紙ベースであり、本社の管理部門が状況を把握できていないことも多々あります。このような場合、台帳管理のルールを策定し、全社的に一元管理ができる文書管理システムの導入をおすすめします。
