～文書管理、廃棄ルールの未整備～（保険会社）
顧客情報管理部門が、文書管理や廃棄ルールを明確に定めていないことから、一部営業店において、顧客情報管理台帳に記載漏れが認められるなど、営業店間で取扱が異なっているほか、顧客情報を含む廃棄予定の文書等を営業店内の通路等に放置している実態が認められる。
(平成21検査事務年度)
営業店間で取扱が異なっているという事は、文書管理規程の問題であるか、規程を遵守しなくてよい環境であることとなります。
営業店間でしっかりした取扱方法が定まっていない場合の弊害としては、人事異動による移動先での作業効率低下と共に、不慣れな運用から派生する紛失・誤廃棄などが高まります。
規程見直し、運用見直し、システムの導入・刷新・改善が早急に望まれます。
廃棄予定文書の放置を防ぐためにも、廃棄システムの導入も検討されたほうが良いでしょう。
