セキュリティリサイクル研究所

金融機関において、文書管理は法令遵守・コンプライアンス・情報セキュリティインシデントの防止において、非常に重要です。維持管理のために、文書管理担当者の専任・文書管理システム担当者の設置などは必須です。文書管理が出来ていない状況をシステム導入したからといって、改善できるものではありません。総務部門だけに文書管理を任せるのではなく、全社的にどのように文書管理に取り組むのかルール作りから始めたほうが良いでしょう。文書管理コンサルティングをおすすめいたします。

管理部門が文書管理の実態把握を行い、現状分析が必要です。また、導入する文書管理システムに関しては、単にパッケージソフトを導入するのでなく、営業店ごとに介在する問題点を解決できる、柔軟性のあるシステム導入が必要です。文書管理コンサルティング・文書管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

おおむね、保管文書（活用文書）は「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」に従っての管理を意識していると思いますが、使用期間が終了した保存文書となると、とたんに管理レベルが低下し、意識が希薄となります。

本来は、保存文書になっても廃棄されるまでの厳格な管理を要求され、あるべきものがあるべきところにあるのが求められます。

保管文書は電子データへのシフトが比較的普及していますが、保存文書の紙文書の管理も目を向け、行員作業負荷軽減の為にも何らかのシステム化が必要と考えます。

もし金庫室など施錠がかかるセキュアなスペースに空きがない場合は、自社の文書管理センターや外部の専門会社に文書保管の活用を検討されたほうが良いでしょう。

いくらルールを策定したとしても、実行に移されなければ意味がありません。営業店が台帳整備をしやすく、また管理部門が全営業店を一括で管理できるシステム化をオススメします。

顧客情報の持ち出しは、情報漏洩や紛失などの情報セキュリティインシデントにつながるため、厳重な管理が必要です。アクセス管理・履歴管理を厳格に行える業務のシステム化をオススメします。

営業店間で取扱が異なっているという事は、文書管理規程の問題であるか、規程を遵守しなくてよい環境であることとなります。

営業店間でしっかりした取扱方法が定まっていない場合の弊害としては、人事異動による移動先での作業効率低下と共に、不慣れな運用から派生する紛失・誤廃棄などが高まります。

規程見直し、運用見直し、システムの導入・刷新・改善が早急に望まれます。

廃棄予定文書の放置を防ぐためにも、廃棄システムの導入も検討されたほうが良いでしょう。

ルールに基づいた原本管理が必要です。誰がどの文書にアクセスしたか、ログを取る必要もあります（アクセス管理・履歴管理）

文書管理のガバナンス不足と管理の属人性が課題でしょう。支払管理部門の業務フローの見直しと管理部門が業務状況を確認できるようシステム化が必要です。

営業店や当該業務担当者の認識不足が原因と思われます。アクセスした個人情報は不要になった時点で廃棄することが重要です。不要な文書をすぐに廃棄することを習慣化するためにも、シュレッダーより運用が楽であり、簡単に運用できるセキュリティボックスをおすすめします。重要文書へのアクセス管理も不十分かと思われます。

誤廃棄は、文書の年限管理ができていなく、年に数回行う廃棄の際に間違って捨ててしまうということが多いです。文書を廃棄する際には、ワークフローにより複数関係者や上長の確認を取り、廃棄したことを確認するためにもログ管理が必要です。アナログ的な管理では、再発するリスクが高いです。文書が発生したときに年限登録できる仕組みを導入し、廃棄に関しても管理できるシステムが必要です。文書の発生から廃棄までを管理できる、文書管理システムの導入をおすすめいたします。

文書管理の規定だけ策定したとしても実行しなければ意味がありません。営業店での顧客情報での保存台帳管理は、システム化なしでは非常に手間と時間がかかり、なおかつ管理側も確認が難しくなります。全営業店を含めた、社内文書管理システムの導入をおすすめします。