セキュリティリサイクル研究所

エキサイト株式会社

エキサイトは、日本におけるインターネットの普及期にポータルサービスを提供する会社としてスタートし、ポータルサービスの原点である検索、メール、ブログ、辞書、天気予報、乗換案内、ニュースなど、幅広いネットユーザーの「便利」を提供しています。様々なサービスの中でも、翻訳サービス「エキサイト翻訳」やオリジナル面白ニュース「Excite Bit コネタ」、お料理サイト「E レシピ」などは多くのユーザーに支持されています。また、エキサイトはインターネットを通じたユーザー同士のコミュニケーションサービスに注力し、趣味友サイト「フレンズ」や婚活サイト「エキサイト恋愛結婚」を運営しています。スマートフォンやタブレットへも積極的に参画し、ビジネスユーズからエンタテインメントまで、総合的なインターネット情報サービスを手掛けています。

問題点

エキサイトでは、開業から16年を経過し、2004年には株式を公開するなど順調に規模を拡大してきました。それに伴い、管理する契約書の数も飛躍的に増え、数万件単位になりました。契約書管理の担当である経営管理室 法務セクションでは、エクセルでのデータ管理の限界を感じておられました。

「データが重いため検索性が非常に悪く、さらに契約書の期限管理にも大きな手間がかかっていました。エクセルでは、1万件を超えると抽出が難しく、毎月期限管理には職人芸を駆使して対応をしていました（笑）さらに、原本の管理の問題点も抱えていました。

　①組織替え･席替えが多く担当者の手元にある契約書や、貸し出し中の契約書が行方不明になる可能性

　②貸し出した原本を担当者が間違ったファイルに入れてしまう可能性

　③社内のスペースの圧迫（キャビネットにギチギチ）

こういった問題点がありましたが、まずは業務に一番負荷のかかっていた'検索性の悪さ'を解消すべく、当社インフラストラクチャー室ソリューションセクションの丸田に相談しました。」(山口様)

対応策の検討

「法務セクションから相談を受けたとき、ちょうど"ソリューションセクション"が立ち上がったときでした。ミッションとしては、ITを活用した社内の困りごとを解決！です。まずはエクセル管理よりももっと効率的な管理方法を探すべく、ネット検索を行いました。

" 契約書 管理"や" 契約書 DB"などで検索し、検索結果ページに記載されている専門用語を加えて、さらに検索しました。単なるレンタル倉庫みたいなものでは業務は回らないのは分かっていました。クラウド利用、ハイセキュリティでオールインワンのサービス、その結果、要件を満たしているのはSRIだけでした。法務セクションにも話をしたところ、システムだけでなく保管から廃棄まで"まるっと"お任せできそうだ！！ ただオールインワンで高いかもしれないが、まずは話を聞いてみようということになりました。」（丸田様）

決め手になったポイントは？

　原本が手元になくても今までと変わらない運用ができることでした

「閲覧頻度の高いものはあらかじめ電子化し、もし電子データがないものでも依頼をすると大体1時間程度でスキャニングデータをクラウド上で見ることができるので原本が手元になくても何の問題もなく、社内スペースの確保も行えると思いました。社内にある契約書も登録できるので、"SRIクラウド for 契約書管理"を見れば、一元管理ができることも決め手でした。」（山口様）

　オンサイトでの事前準備作業まで行っていただけました

「前例のない取り組みで、預け入れ前の契約書の棚卸しが初めてだったので全くノウハウがありませんでした。また、上層部からは通常業務に支障が出るのでは？との懸念の声もありましたが、実際に自分たちで作業を行う前に、SRIさんに来てもらい、棚卸作業を行ってもらうことにより効率のよい進め方や何を準備すればよいのかが分かりました。当初１月ほどかかると予測しておりましたが、半分程度の期間ですみました。」（丸田様）

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