事例：医療法人社団 順正会 ヒロオカクリニック様（カルテ管理）
「移転前より10坪狭くなったのに、機能性は格段に上がった。
何でもっと早くやらなかったのだろう、そう思いました。」
医療法人社団 順正会 ヒロオカクリニック
医療法人社団 順正会 ヒロオカクリニック
Support Your Health and Heart
ヒロオカクリニックは、「Support Your Health and Heart」をモットーに、地域住民と近隣勤務者に信頼される、暖かく質の高い医療サービスを目指し、疾病治療だけでなく、生活習慣病の予防対策として食事指導・運動療法(リハビリテーション)にも力を入れています。
病院やクリニックにおけるカルテ・フィルム管理
多くの病院やクリニックにおいては、日々膨れ上がっていくカルテ・フィルムの管理に大変頭を悩ませています。電子カルテの導入やフィルムのデジタル化が進んでも、過去のカルテ・フィルムがなくなるわけではありませんから、その管理には依然として課題が残ります。
必要になった時に欲しいカルテ・フィルムを探し出し、取り出す作業や元に戻したり、新たに増えたものを整理する作業には多くの労力と時間を取られます。このように、スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは、大きな負担となっていくのです。
特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。限られたスペースを少しでも診療の為に有効活用する事は、多くの患者様を助ける事にも繋がります。
クリニックの移転を機に外部保管を検討
ご多分に漏れずヒロオカクリニックにおいても、院内スペースの浸食は深刻な問題でした。弘岡 泰正 理事長は当時の状況をお話し下さいました。
「開院以来、法定年限の5年間は全て院内で保管していました。その為、保管用の倉庫は常に満杯でスタッフの行き交う通路にまで積み上げられている状態でした。1日に来院する患者様は150人、多い日には200人にも及び、加えてここ数年は健診も増えてきた為、院内での保管はもう限界に来ていました。」
そこで2009年12月、クリニックの移転を決めると共に、カルテ・フィルムの外部保管とフィルムのデジタル化へ移行する事を決断しました。
ところが、外部に預けるといっても、どこまでを預けていいのか、必要になった時にはどう取り出して、いつ手元に届くのか、どのように運用していけばいいものか、いろいろな課題がありました。
外部保管先の選定ポイント
では、どのようなポイントで外部保管先を選定されたのでしょうか。田原 稔 院長にもお話をお伺いしました。
――運用面でどのような懸念がありましたか？
「これからのフィルムはデジタル化するとしても、それまでの膨大なフィルムを預けてしまっては、来院された患者様の診察時に過去のフィルムを見たい時はどうすればいいのか、という問題がありました。東京近郊の倉庫会社だとしてもすぐには届かないし、近くに倉庫を借りて自分達で管理する余裕もない...。であれば、預ける前に全てスキャニングしてデータ化する事も検討しましたが、その時間とコストを考えると、すぐに決断はできませんでした。」
――どのような解決策を講じたのですか？
そんな時にSRIに相談したところ、全てをデータ化しなくても、必要な時に必要なものだけスキャニングして、そのデータを1～2時間で送信できると聞いて、早速説明をしてもらいました。」
「しかしそれにも問題がありました。スキャニングできるのはあくまで紙の書類だけで、フィルムの特殊なスキャニングに対応できなかったのです。けれども、せっかく良い仕組みがあるのだから、何とかうまく活用できないものかと考え、ちょうど当院で使用していなかったスキャナーがあったので利用できないか、逆に提案しました。それを持ち込んでコンピューターに繋げて試してみたところ、見事にデジタルデータを取り込め、送信する事ができたのです。」
――決め手となったのはどのようなポイントでしたか？
「一番の問題だったフィルムのデジタル管理が、これ程の即時性と効率性を実現できた点と、それまでに話を聞いた幾つかの倉庫会社はフィルムだけ預かるというところが多かったのに、カルテも一括でお任せできる点、そして、患者様単位で管理ができるので、原本も欲しい患者様の分だけを、WEBシステムから検索して依頼するだけで取り寄せる事ができるとあって、求めているものに近いトータルな運用が可能になると思いました。」
――運用を始めてどのような効果がありましたか？
専用の保管倉庫を設ける必要がなくなり、通路もすっきりしたので、その分、患者様の待合スペースが増えて院内が非常に整然としたので、移転前より10坪も狭くなったのに機能性は格段に上がりました。」
また、不要なカルテ等の廃棄もお願いできますし、保存期間の満了時期が来ればお知らせしてもらえて、そのままWEBシステムから廃棄を依頼できるので、非常に便利です。」
今後に向けて
実際にフィルムのデジタルデータを取り扱われている青野先生からは運用面での改善ポイントを教えて頂きました。
――より効率を上げていく為の次の課題は何ですか？
「スキャニングして送信されたフィルムのデータはWEBシステムからダウンロードしてPCに保存しますが、現状ではそのPCの画面と診察室のモニターを見比べて使用しています。できれば院内のサーバーに保存して、診察室のモニターの1つの画面上で見比べる事ができれば、もっと活用頻度が上がり便利になると思います。但しそうする為には、送信されたAcrobatのPDF形式のファイルを、院内のDICOM形式のファイルに変換する必要があります。その変換作業をどう効率化できるかが次の課題です。」
カルテ・フィルム管理の移管から運用までのフロー
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