セキュリティリサイクル研究所

エキサイト株式会社

エキサイトは、日本におけるインターネットの普及期にポータルサービスを提供する会社としてスタートし、ポータルサービスの原点である検索、メール、ブログ、辞書、天気予報、乗換案内、ニュースなど、幅広いネットユーザーの「便利」を提供しています。様々なサービスの中でも、翻訳サービス「エキサイト翻訳」やオリジナル面白ニュース「Excite Bit コネタ」、お料理サイト「E レシピ」などは多くのユーザーに支持されています。また、エキサイトはインターネットを通じたユーザー同士のコミュニケーションサービスに注力し、趣味友サイト「フレンズ」や婚活サイト「エキサイト恋愛結婚」を運営しています。スマートフォンやタブレットへも積極的に参画し、ビジネスユーズからエンタテインメントまで、総合的なインターネット情報サービスを手掛けています。

問題点

エキサイトでは、開業から16年を経過し、2004年には株式を公開するなど順調に規模を拡大してきました。それに伴い、管理する契約書の数も飛躍的に増え、数万件単位になりました。契約書管理の担当である経営管理室 法務セクションでは、エクセルでのデータ管理の限界を感じておられました。

「データが重いため検索性が非常に悪く、さらに契約書の期限管理にも大きな手間がかかっていました。エクセルでは、1万件を超えると抽出が難しく、毎月期限管理には職人芸を駆使して対応をしていました（笑）さらに、原本の管理の問題点も抱えていました。

　①組織替え･席替えが多く担当者の手元にある契約書や、貸し出し中の契約書が行方不明になる可能性

　②貸し出した原本を担当者が間違ったファイルに入れてしまう可能性

　③社内のスペースの圧迫（キャビネットにギチギチ）

こういった問題点がありましたが、まずは業務に一番負荷のかかっていた'検索性の悪さ'を解消すべく、当社インフラストラクチャー室ソリューションセクションの丸田に相談しました。」(山口様)

対応策の検討

「法務セクションから相談を受けたとき、ちょうど"ソリューションセクション"が立ち上がったときでした。ミッションとしては、ITを活用した社内の困りごとを解決！です。まずはエクセル管理よりももっと効率的な管理方法を探すべく、ネット検索を行いました。

" 契約書 管理"や" 契約書 DB"などで検索し、検索結果ページに記載されている専門用語を加えて、さらに検索しました。単なるレンタル倉庫みたいなものでは業務は回らないのは分かっていました。クラウド利用、ハイセキュリティでオールインワンのサービス、その結果、要件を満たしているのはSRIだけでした。法務セクションにも話をしたところ、システムだけでなく保管から廃棄まで"まるっと"お任せできそうだ！！ ただオールインワンで高いかもしれないが、まずは話を聞いてみようということになりました。」（丸田様）

決め手になったポイントは？

　原本が手元になくても今までと変わらない運用ができることでした

「閲覧頻度の高いものはあらかじめ電子化し、もし電子データがないものでも依頼をすると大体1時間程度でスキャニングデータをクラウド上で見ることができるので原本が手元になくても何の問題もなく、社内スペースの確保も行えると思いました。社内にある契約書も登録できるので、"SRIクラウド for 契約書管理"を見れば、一元管理ができることも決め手でした。」（山口様）

　オンサイトでの事前準備作業まで行っていただけました

「前例のない取り組みで、預け入れ前の契約書の棚卸しが初めてだったので全くノウハウがありませんでした。また、上層部からは通常業務に支障が出るのでは？との懸念の声もありましたが、実際に自分たちで作業を行う前に、SRIさんに来てもらい、棚卸作業を行ってもらうことにより効率のよい進め方や何を準備すればよいのかが分かりました。当初１月ほどかかると予測しておりましたが、半分程度の期間ですみました。」（丸田様）

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医療法人社団プラタナス
イーク丸の内
女性のための統合ヘルスクリニック

イークは「すべての女性の健康（health）のために、内科、婦人科、乳腺科などが従来の診療科の枠を越え、重なり合う形で一緒になり（integrate）、新たな挑戦をしていく医療機関（clinic）」という三つの言葉を組み合わせた基本医療コンセプトから名付けられ、古代マヤ語で「風」を意味することから、「女性の人生に良い"風"を送り込みたい」との思いで、「女性のライフスタイルを総合的に支援するクリニック」として女性のニーズに応える医療サービスを目指しています。

カルテ保管スペースの逼迫が問題に

イーク丸の内では、開業から5年を経過し、院内でカルテを保管していく事に限界が来ていました。どういう対策を講じたのか、白根　真　事務長にお話頂きました。

「院内のカルテ棚では保管しきれなくなっていたので、2年程前からこのビルの地下の倉庫を借りました。が、そこもすぐに埋まってきてしまった為、なるべく詰めて収納していたのですが、ギュウギュウに押し込んでいるので、探しにくい、戻しにくい、他のカルテの間に挟まってしまうなどの問題が出てきました。

その為、一部の書類をピックアップして廃棄し、カルテファイルのダイエットを図ったのですが、それも対処療法でしかなく、根本的な解決にはならなかったので、このままでよいのか？と、1年前くらいから、カルテの保管が本格的に問題になりました。

対応策の検討

「最初はカルテを全てデータ化して原本は廃棄し、データはネット上でいつでも見られるような運用をイメージしたので、いくつかのシステム会社に相談しました。ところが、情報収集してわかった事は、データ化するのはとにかく高い、という事でした。何百万、下手をすると1千万ものコストがかかるのは、あまりにも現実的ではありませんでした。

そこで、"物理的に外部委託する"対応策に切り替えたのです。向かいのビルの地下に倉庫を借りる事も考えましたが、ピックアップしに行く手間、歩いて運ぶ手間ももちろんですが、何よりその際の紛失などのリスクが高過ぎるという判断になりました。

その為、専門業者に委託する方向で、"セキュリティ"・"コスト"・"医療機関での実績"という3点を重視して、再度、情報収集を始めたのです。そして2社を選定したのですが、1社はとてもセキュリティが高かったのですがその分コストも高く、もう1社は魅力的なコストだったのですが入出庫時に検品をしないという事で不安がありました。」

外部保管先選定の決め手

「そこで、もう1社、話を聞いて比較してみようという事になり、HPを見てセキュリティが高そうだと感じたSRIに問い合わせました。」

――決め手になったのはどのようなポイントでしたか？

「先述した重視ポイントの3点のバランスが良かった事もありますが、

"デリバリースピードの速さ"と"臨時対応への柔軟性"があって、"管理フローの提案"が他社にはないものでした。

開業以来、カルテは廃棄する事を前提に管理してこなかったので捨てられるもののピックアップはできなかったのですが、"廃棄しやすい"効率的な管理が行えると感じました。

ちょうど院内の改装を控えていたのですが、時間のない中で対応してもらえて、運用開始までの作業プロセスとスケジュールがわかりやすくイメージが見えて安心感があったので、即決しました。」

導入効果

――運用を始められて、業務効率の改善など効果は見られますか？

「まず、カルテの半分を、年度別にSRIに保管する事になったので、自分たちでピッキングする作業が大幅に減りました。ただ、それはあくまで二次的なものであって、一番は物理的な解決ができた事です。

スペースの問題は、限られた中で運営していく都心型クリニックが必ず抱えるものだと思います。それをブレイクスルーできた事が最大の効果です。

患者数も安定してきた事もあり、現状の体制で5～10年はスペースの問題に悩まされる事なく、継続できる目処が立ったと事は大きいと感じます。

「来年の春には分院ができる予定ですが、こちらは最初から外部保管を有効活用していく事を前提として、今回の運用を生かしていきたいと考えています。」

今後に向けて

――これからの目標や課題はどのような事でしょうか？

「分院を開設すると、今まで丸の内を利用していた受診者が、分院に移るケースが出てきます。その際に、カルテをどのように運用するかが今後の課題です。

保管場所が丸の内とSRIの倉庫に加え、ひとつ増える訳ですから、管理の仕組みとデリバリーの仕組みを、再度検討する必要があるかと思っています。」

カルテの移管から保存・廃棄までの運用フロー

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機密文書保管サービス

株式会社常陽銀行

地域と共に成長するベストパートナーバンク

1935年に常磐銀行と五十銀行が合併し、株式会社常陽銀行として水戸市に設立されました。「 常陽」の行名の由来は、茨城県（旧国名：常陸）を表す「常」の文字に、明るいという意味をこめて「陽」を付けた事によります。また、常陽は常陸の別称でもあります。

茨城県内の預金及び貸出金シェアにおいてそれぞれ40％以上を常陽銀行単独で占めており、茨城県において強固な経営基盤を有し、高い存在感をもっています。また、時価総額では横浜銀行、静岡銀行、千葉銀行に次いで地方銀行4位に位置しています。（2010年3月期）

営業店事務改革プロジェクト

第10次中期経営計画として営業店業務域の効率化プロジェクトを立ち上げ、平成20年4月から23年3月までの3年間にわたり以下の７施策を展開し、行員・パート合わせて約100名相当の事務量の削減を目標としました。

文書管理体制構築プロジェクトの発足

旧態依然の保存文書管理手法の是正を目的に、プロジェクトを発足しました。

従来、営業店の保存文書は、保存期間経過が3ヶ月～半年程度のものは営業店の金庫室、3～5年程度のものは営業店の書庫室、長期保存のものは数カ所ある倉庫に分散保存していました。保存作業は営業店が手書きで文書保存台帳に記入し、自らが倉庫に文書を運搬。倉庫保存中の文書が必要な際には、営業店がその都度倉庫まで出向く必要があり、往復3時間かかるケースもありました。

旧態依然の管理手法が営業店の負担となっていました。当行全体で一覧性のある保存台帳がなく、本部でも拠点の文書管理状況を把握できていない状態であり、誤廃棄や紛失のリスクなども内在していました。

営業店事務改革の一環として、文書管理体制を再構築

営業店事務改革プロジェクトとして、文書管理体制再構築をを含めた7つの施策を推進・指揮された、株式会社常陽銀行 事務企画部 次長 金丸愼氏、文書管理の専任担当の事務企画部調査役 岡部良孝氏に、今回の文書管理システム導入に関するお話をお伺いました。

保存単位は箱単位で十分

銀行で文書管理システムを導入しているところはたくさんありますが、文書単位で管理しているところもあれば、箱単位で管理しているとこもあります。当行が一番感じたのは、文書単位はきめ細かい管理ができるが本当にそこまで必要があるのかという疑問でした。

また、文書単位は美しく見えるかもしれませんが、営業店の現場がきめ細かい管理に耐えられるかどうか不安でした。かなり重い仕事になるので、ほかにも色々とやらなければならないことがある営業店で、果たしてできるかどうかという疑問がありました。

箱単位の管理で不具合があるのか、 管理上でやりづらさや問題が発生すれば別ですが、今でも箱単位で十分管理ができているのであれば、箱単位で良いのではないかと思います。

当行はコストやメンテナンスの効率・投資対効果を考えて、箱単位での管理を採用しました。

手書きの手間、リスクを低減

手書きによる保存作業は、各銀行で共通する悩みだと思います。 当行での保存作業における手書き対応は以下の3つでした。

• 「文書保存台帳」に手書きで記入
• 「保存シール」を手書きし保存文書現物に貼付
• 保存文書保存箱に箱詰する際の手書きによる「箱書き」

几帳面な行員が対応すると綺麗に保てますが、そうでない行員の場合は管理がいい加減になってしまいます。何より手書きによる保存作業は、非常に手間と時間がかかっていました。

システム導入後は、どの箱にどの文書を入れたかをシステムに入力します。プルダウン式で文書の種類が選べるようになっており、手書きに比べてはるかに効率的になりました。また、文書の保存年限が自動的に設定されるようになったので、迷うこともなくなりました。入力後は、保存箱に貼るラベルをシステムから印刷して貼付すれば営業店の作業は終了です。

文書１枚必要な場合は、電送対応

文書の閲覧が必要な場合、文書管理システムを通じて各営業店がオーダーすれば、倉庫の運搬担当者が該当の文書箱を届けにきます。

税務調査等で倉庫に保存している伝票がすぐに必要といった場合は、倉庫担当者が文書箱より該当書類を検索し、スキャナで読み込みをしてくれます。営業店では、パソコンの画面で当該文書を参照できます。

営業店行員がコピー取得のために倉庫に出向く必要や書類検索作業がなくなったことで好評を得ており、毎日のように依頼が届いています。 依頼者への行内ネットワーク経由での電送のため、ファックスで誤送信することなく、またデータ参照後の自動削除機能で顧客情報漏洩対策としても有効です。

倉庫作業、ロケーション管理も効率化

これまでの倉庫では、営業店ごとに保存場所を決めていたため、営業店により管理手法やボリュームが異なり、倉庫内は雑然としていました。また、他店の区画が乱雑であっても整理整頓は自店分のみという状態でした。

システム導入後は、フリーロケーションを採用したバーコード管理システムとなるため、年度ごとのかたまりで箱を管理することができ、倉庫スペースを有効活用できるようになりました。

文書の廃棄もスムーズに

従来は営業店が倉庫に行って、廃棄対象の文書箱を確認しながら廃棄をしていましたが、文書管理システムでは文書の保存期間を管理できるため、倉庫サイドのみで廃棄を行うことが可能になります。

システム稼動で見込まれる効果

文書管理システムの導入により、保存文書の取扱時間が大幅に削減できる見込みです。現在の試算では、1営業店で年間70時間相当分の事務量削減を見込んでおります。

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第四銀行様 「全拠点の紙文書一元管理システム導入による業務改善」

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金融機関向け文書管理システム

医療法人社団 順正会 ヒロオカクリニック

Support Your Health and Heart

ヒロオカクリニックは、「Support Your Health and Heart」をモットーに、地域住民と近隣勤務者に信頼される、暖かく質の高い医療サービスを目指し、疾病治療だけでなく、生活習慣病の予防対策として食事指導・運動療法(リハビリテーション)にも力を入れています。

病院やクリニックにおけるカルテ・フィルム管理

多くの病院やクリニックにおいては、日々膨れ上がっていくカルテ・フィルムの管理に大変頭を悩ませています。電子カルテの導入やフィルムのデジタル化が進んでも、過去のカルテ・フィルムがなくなるわけではありませんから、その管理には依然として課題が残ります。

必要になった時に欲しいカルテ・フィルムを探し出し、取り出す作業や元に戻したり、新たに増えたものを整理する作業には多くの労力と時間を取られます。このように、スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは、大きな負担となっていくのです。

特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。限られたスペースを少しでも診療の為に有効活用する事は、多くの患者様を助ける事にも繋がります。

クリニックの移転を機に外部保管を検討

ご多分に漏れずヒロオカクリニックにおいても、院内スペースの浸食は深刻な問題でした。弘岡 泰正 理事長は当時の状況をお話し下さいました。

「開院以来、法定年限の5年間は全て院内で保管していました。その為、保管用の倉庫は常に満杯でスタッフの行き交う通路にまで積み上げられている状態でした。1日に来院する患者様は150人、多い日には200人にも及び、加えてここ数年は健診も増えてきた為、院内での保管はもう限界に来ていました。」

そこで2009年12月、クリニックの移転を決めると共に、カルテ・フィルムの外部保管とフィルムのデジタル化へ移行する事を決断しました。

ところが、外部に預けるといっても、どこまでを預けていいのか、必要になった時にはどう取り出して、いつ手元に届くのか、どのように運用していけばいいものか、いろいろな課題がありました。

外部保管先の選定ポイント

では、どのようなポイントで外部保管先を選定されたのでしょうか。田原 稔 院長にもお話をお伺いしました。

――運用面でどのような懸念がありましたか？

「これからのフィルムはデジタル化するとしても、それまでの膨大なフィルムを預けてしまっては、来院された患者様の診察時に過去のフィルムを見たい時はどうすればいいのか、という問題がありました。東京近郊の倉庫会社だとしてもすぐには届かないし、近くに倉庫を借りて自分達で管理する余裕もない...。であれば、預ける前に全てスキャニングしてデータ化する事も検討しましたが、その時間とコストを考えると、すぐに決断はできませんでした。」

――どのような解決策を講じたのですか？

そんな時にSRIに相談したところ、全てをデータ化しなくても、必要な時に必要なものだけスキャニングして、そのデータを1～2時間で送信できると聞いて、早速説明をしてもらいました。」

「しかしそれにも問題がありました。スキャニングできるのはあくまで紙の書類だけで、フィルムの特殊なスキャニングに対応できなかったのです。けれども、せっかく良い仕組みがあるのだから、何とかうまく活用できないものかと考え、ちょうど当院で使用していなかったスキャナーがあったので利用できないか、逆に提案しました。それを持ち込んでコンピューターに繋げて試してみたところ、見事にデジタルデータを取り込め、送信する事ができたのです。」

――決め手となったのはどのようなポイントでしたか？

「一番の問題だったフィルムのデジタル管理が、これ程の即時性と効率性を実現できた点と、それまでに話を聞いた幾つかの倉庫会社はフィルムだけ預かるというところが多かったのに、カルテも一括でお任せできる点、そして、患者様単位で管理ができるので、原本も欲しい患者様の分だけを、WEBシステムから検索して依頼するだけで取り寄せる事ができるとあって、求めているものに近いトータルな運用が可能になると思いました。」

――運用を始めてどのような効果がありましたか？

専用の保管倉庫を設ける必要がなくなり、通路もすっきりしたので、その分、患者様の待合スペースが増えて院内が非常に整然としたので、移転前より10坪も狭くなったのに機能性は格段に上がりました。」

また、不要なカルテ等の廃棄もお願いできますし、保存期間の満了時期が来ればお知らせしてもらえて、そのままWEBシステムから廃棄を依頼できるので、非常に便利です。」

今後に向けて

実際にフィルムのデジタルデータを取り扱われている青野先生からは運用面での改善ポイントを教えて頂きました。

――より効率を上げていく為の次の課題は何ですか？

「スキャニングして送信されたフィルムのデータはWEBシステムからダウンロードしてPCに保存しますが、現状ではそのPCの画面と診察室のモニターを見比べて使用しています。できれば院内のサーバーに保存して、診察室のモニターの1つの画面上で見比べる事ができれば、もっと活用頻度が上がり便利になると思います。但しそうする為には、送信されたAcrobatのPDF形式のファイルを、院内のDICOM形式のファイルに変換する必要があります。その変換作業をどう効率化できるかが次の課題です。」

カルテ・フィルム管理の移管から運用までのフロー

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診療録・カルテ・フィルム保管

株式会社第四銀行

新潟県のリーディングバンク　第四（だいし）銀行

1873年（明治6年）11月に第四国立銀行として創立され、「日本で最も古い歴史を持つ銀行」「東証一部上場企業の中で最も古い会社」として現在に至っています。また、新潟県内の預金及び貸出金シェアにおいてそれぞれ約30%を第四銀行単独で占めており（※）、新潟県において強固な経営基盤を有し、高い存在感をもっています。（※2010年3月時点）

その第四銀行において、2009年9月、第四銀行の本部・各営業店・倉庫・外部委託先等複数の拠点で保管する紙文書すべてを一元管理するシステムとして、SRI機密文書総合管理サービスの導入を決定しました。

金融機関における文書管理

多くの金融機関においては、自社倉庫や支店などに多くの書類があふれていてその管理に大変苦労されています。さらに文書の多さだけでなく、その種類が多岐にわたることも一つの要因とされており、およそ2,000～3,000種類も存在しているといわれています。

また、以上に加えて、保存年限切れ文書への管理不足や誤廃棄、特に各営業店では文書そのものの所在が確認できず散逸するリスクもあり、機密文書を扱うことの多い金融機関において特に紙文書の管理の必要性が高まっており、発生から廃棄に至るまでトータルでの文書管理が必要とされるようになっています。

しかしながら、債権書類など一部の文書でのシステム導入は浸透しつつあるものの、全拠点を対象とし全ての文書を一元管理するという事例は上記の理由からほとんどないのが現状です。電子文書の管理システムは多く導入されていますが、紙文書に関しては細かな運用や現物管理の必要があり、システムのカスタマイズに膨大な費用がかかることも多く、費用対効果の面からも導入されることはあまりありませんでした。

システム導入以前

第四銀行においても例外ではありませんでした。

特に、各営業店での日々発生する伝票の台帳管理は手書きによるものも多く、事務作業や記入ミス・人の手によるチェック等が、作業効率の妨げとなっていました。

さらに、移管先の文書保管センターは後々の廃棄の作業効率を考えた仕組みになっており、各営業店毎に決まった場所を設けて収納する仕組みとなっていました。その為、文書廃棄の際には収納している各ラックが「虫食い」状態となり、収納効率の低下原因にもなっていました。また、文書箱の収納場所がExcelで管理されており、出庫した後に元の位置に戻さないと探しだすことが困難な状況もあったりと、システム化されていないことによる効率の低下が散見されるようになってきました。

全拠点の紙文書一元管理システム導入による業務改善

このような状況の中、日々の事務の効率化や文書保管センター内の収納文書、さらには本部・各営業店を横断する紙文書の一元化等、一連の業務改革を推進してこられた株式会社第四銀行総務部調査役の野沢滋氏に、今回の文書管理システム導入に関する話をお伺いしました。

「私自身総務部にくる以前に営業店にいたことがあり、その際にも手書きで日々業務を行っていたという経験もありました。今回のシステム導入に関してはそういった経験も念頭に、現状の営業店での困りごと、どう改善すれば効率化できるかを考え、導入するに至りました。」

「他方で、個人情報保護法の施行等、時代背景においても情報管理の徹底への要請が強く高まってきている時期でもありました。必要な情報をすみやかに探しだし、原本はどこに保管されているのか、どういう状態にあるか把握するしくみが今まで以上に求められていました。」

――評価のポイントを教えてください

「本部・営業店の文書、文書保管センター、委託倉庫会社といった複数拠点の文書を一元的に管理できるところです。どんな文書がどこにあってどういう状況なのか、文書管理システムで一括して把握することができます。」

「しかしながら、管理できることだけでなく日々の運用においても効率的に業務が遂行できないと意味がありません。特にこれまで、日常業務で発生した文書を文書管理台帳（第四銀行では「完結文書保管目録」という名称）に手書きで記載しており、業務負担も大きい上に記載ミスも考えられました。」

「日常の手書きから文書管理システムへ入力する仕組みを導入しました。例えば記述項目を最小限とし、「保存年限アシスト機能」により廃棄年限が自動的に設定されるようにしました。入力に際してもできるだけ簡潔に作業でき、かつ誰がやっても同じやり方になるよう統一しました。これは誤廃棄を無くすためには非常に有効な方法だと思います。」

「完結文書管理システム」

「また、現物文書を保管している文書保管センターにおいてはバーコードを用いて管理し、フリーロケーション方式による保管スペースの有効活用を実現しました。これまで営業店毎に特定のスペースを設けエリア分けしていた非効率な管理も、今回のシステム化により収納効率の改善を図ることができました。」

医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック

あまきクリニックは、2003年、東京のオフィス街の中心に眼科・形成外科・皮膚科のクリニックとして開設し、各科とも専門医による正しい医療知識に基づく 診療と充分な説明をした上での治療を信条として、患者と充分なコミュニケーションがとれる規模を保ちながら最先端の機器の導入による高度な医療を提供しています。

病院やクリニックにおけるカルテ・フィルム管理

多くの病院やクリニックにおいては、日々膨れ上がっていくカルテ・レントゲンの管理に大変頭を悩ませています。 倉庫や書棚を付け足し、買い足してはすぐに足りなくなり、地下室や院内の空いているスペースというスペースは侵食されていきます。

また、必要になった時に欲しいカルテ・レントゲンを探 し出し、取り出す作業や元に戻したり、新たに増えたものを整理する作業に多くの労力と時間を取られます。 このように、スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは、大きな負担となっているのです。

特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。

限られたスペースを少しでも診療の為に有効活用する事は、多くの患者様を助ける事にも繋がります。

SRIへの移管以前

あまきクリニックにおいても例外ではありませんでした。

外部保管を検討するに至った経緯について、あまきクリニック院長の味木幸先生にお話をお伺いしました。

「実は開業以前より開業医の先生方から、そのうちにカルテ・レントゲンが溢れてきて困るよ、という話は聞いていたんです。でも当時は、それよりも患者さんが来てくれるかどうかの不安の方が大きくて。」

「ところが、いざ聞いていた問題に直面し始めると本当にどうすればよいのか困りました。スタッフから『棚を買って下さい。』と言われて買い足したのですが、段々とその期間が短くなってきました。 当初は自宅などでの保管すら考えました。でも管理する人もいませんし、患者さんの大事な個人情報ですから、やはり専門的なところに預けなければ無理だと思いました。」

外部保管先の選定ポイント

――どのようなポイントで探したのでしょうか？

「会計事務所に相談したところ、他の病院でも利用しているという倉庫会社を紹介して頂きました。 でも、ダンボール箱での出し入れしかできなかったので、それでは届いてからまたその箱からカルテを探し出さなければいけないのが手間だと感じました。 その手間すらも無くしたかったので、できれば必要な患者さんのカルテだけ取り出せる事を望んでいましたし、とにかくスタッフに掛かる負荷を必要最低限に抑えて"楽"にしたかったのです。」

「個人情報を取り扱うわけですから、セキュリティやノウハウがある事は大前提ではありましたが、とは言っても、コストも掛けたくありませんでした。」

――どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか？

「まず、箱ごとではなく患者さん単位でカルテの出し入れができる点が魅力でした。先述したように、なるべく手間を無くしたかったので、とても効率的な管理ができると感じました。」

「しかも、そうした管理を全てパソコンで行えるというところがとても便利で、カルテの出し入れの依頼を入力しただけで、必要なカルテを自動的に届けてくれたり取りに来てもらえますし、廃棄もお任せできてしまうのが助かります。」

――実際に運用を始められて効果は出ていますか？

「預けているカルテの患者さん情報（ID番号・名前）が全部登録されているので、簡単に探し出す事もできますし、『まるで自分が取りに行ったような、"どこでもドア"のような管理』ができてしまうので、とても満足しています。」

「これだけ簡単なので、診察や手術で忙しい私が何もしなくても全部スタッフに任せらますし、出し入れの記録も全て見る事ができますから、私の仕事はスタッフとSRIとのやりとりをメールでチェックする程度で済んでいます。」

「また、これまでにカルテの置き場で取られていたスペース分の家賃と、棚などに掛けていた費用を考えれば、充分なコストメリットも出ています。」

「しかし、患者さんお一人お一人のIDと名前を3,500件全てについて入力・登録してもらったので、初期の移管時の作業は、カルテファイルを年度ごとに箱に詰めただけでした。」

「以前は棚にギュウギュウに収めていたので、抜き出すのも戻すのも苦労していました。 今はWEBシステムで必要な患者さんを選択して依頼を送信するだけで、配送時間にバラつきはあるのですが翌日には届けてもらえるので、仕事が楽になりました。」

「最初に預けたのは古いものの2～3年分にとどめていたのですが、今後はもっと移管していき、手元に置いておくのは使う頻度の高い1～2年前のものだけにして、院内をすっきりさせていきたいと思います。 データの登録作業も簡単なので自分達で行っていきたいと考えています。」

今後の展望

――更に運用を改善したい点や利用したい機能・サービスなどはありますか？

「最初はカルテを預ける事でしか考えていませんでしたが、それ以外にも、限られた院内のスペースを潰している書類があります。 それら会計書類や院内で販売している書籍の在庫なども、同様の管理運用を活用したいと考えています。」

「またカルテについても、 オンデマンド電送サービスを利用して、更に効率の良い運用ができないものか検討していきたいと思います。」

カルテ・フィルム管理の移管から運用までのフロー

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医療法人社団プラタナス イーク丸の内様「カルテ管理」

【関連サービス】

機密文書保管サービス

診療録・カルテ・フィルム保管

株式会社野村総合研究所

各所に導入されているセキュリティBOX

NRIの各拠点では、現在約240台のSRIのセキュリティBOX「かえる箱」が設置され、オフィス内各所で活用いただいています。NRIでの「ノンペーパー推進」の活用において、今では欠かすことのできないサービスとして定着しています。

この「かえる箱」の導入において、どのような背景があったのでしょうか。

ノンペーパー推進活動の開始

従業員数5,000人を越えるNRIでは、以前はオフィスに大量の紙があふれていました。そうした中で、2004年に「ノンペーパー推進委員会」が立ちあげられ、紙にとらわれない（紙を無くすことも含めて）ワークスタイルを目指して、「捨て捨て運動」（注）や「文書の外部保管」など様々な活動が展開されました。

（注）「捨て捨て運動」
NRIにて実施されている書類廃棄の取り組みのことで、日常的に機会を設け実施しています。

ワークスタイルを革新し、生産性を向上させるということが最大の目的でしたが、その過程では、

"　書類を徹底的に捨てること　"
　（捨てやすい環境をつくること）
"　積極的に外部倉庫へ文書を預けること
　（とにかく外部に出す）"

が徹底され、オフィス内の紙が劇的に削減されました。

このノンペーパー推進活動については、野村総合研究所　ノンペーパー推進委員会著 「野村総合研究所はこうして紙を無くした！」（アスキー新書） をご参照ください。

http://www.nri.com/jp/opinion/book/o_book70.html

かえる箱（たまって箱）の効果

特に、"書類を徹底的に捨てること"を推進する「捨て捨て運動」において、大きな役割を果たしたのが、SRIのセキュリティBOX「かえる箱」でした。

オフィスの標準機能「かえる箱」　捨てやすい環境の構築

廃棄を徹底的に、かつ円滑に実施する上でNRIで重要とされたことは、書類を捨てやすい環境をつくることでした。

文書が捨てにくいと手間がかかり、捨てる作業そのものが億劫になりがちです。機密性が高い文書であればシュレッダーにかける必要もあり、さらに手間は増すことにつながっていました。

そのため、捨てる作業が必要だと感じても手間と感じてしまうと捨てられず蓄積され続けることになり、結果として各自の机にたまっていく原因にもなってしまいました。

「かえる箱」であれば、ホチキス止めされた文書でもそのまま投函して捨てることが可能です。

さらに「かえる箱」に一度文書を投入するとユーザ側では取り出せないしくみになっており、SRIが厳重に管理しセキュリティを確保しています。

このような手間なく必要のなくなった紙文書を廃棄する「かえる箱」のしくみをNRIで採用していただき、現在では各拠点で約240台の「かえる箱」が活躍しています。

セキュリティBOX「かえる箱」とは

「かえる箱」とは、SRIのセキュリティBOX「たまって箱」のことです。オフィスの重要文書を廃棄する際、低コストかつ機密を保持したまま収容・回収する箱のことで、NRIでは「たまって箱」に貼られているカエルのイラストから、「かえる箱」の愛称で呼ばれています。

SRIの専門スタッフが定期的に蓄積した廃棄文書の回収に伺い、回収された文書はリサイクル処理ののち再資源化され、再生紙製品「古紙光（こしひかり）」に生まれ変わります。

このリサイクルのシステムはSRIの「機密文書類回収抹消サービス・たまって箱」として、NRIをはじめ首都圏を中心に多くのお客様にご利用いただいています。

NRIの皆様において、社内用語のように浸透した感のある「かえる箱」。NRIのオフィスで果たす役割は、今後もますます高まります。

株式会社野村総合研究所

社内100以上の部署が使用するSRI-WEBシステム

NRIでは2004年に社内文書の外部保管の仕組みとして、SRI文書保管サービスが採用され、グループ会社にまで利用が広がっています。現在、その仕組みを支えるSRI-WEBサービスの導入も本格化し、同社の厳しいサービス・セキュリティの仕様要求に応えたサービスとして評価をいただいています。

そして、SRI-WEBシステムは、SRI以外の外部倉庫やオフィスの文書も一元的に管理できる文書管理システムとして運用され始めています。

このような文書管理への道のりには、どのような経緯があったのでしょうか？

ノンペーパー推進活動の開始

従業員数5,000人を越えるNRIでは、以前はオフィスに大量の紙があふれていました。そうした中で、2004年に「ノンペーパー推進委員会」が立ちあげられ、紙にとらわれない（紙を無くすことも含めて）ワークスタイルを目指して、「捨て捨て運動」（注）や「文書の外部保管」など様々な活動が展開されました。

（注）「捨て捨て運動」
NRIにて実施されている書類廃棄の取り組みのことで、日常的に機会を設け実施しています。

ワークスタイルを革新し、生産性を向上させるということが最大の目的でしたが、その過程では、

"　書類を徹底的に捨てること　"
　（捨てやすい環境をつくること）
"　積極的に外部倉庫へ文書を預けること
　（とにかく外部に出す）"

が徹底され、オフィス内の紙が劇的に削減されました。

このノンペーパー推進活動については、野村総合研究所　ノンペーパー推進委員会著 「野村総合研究所はこうして紙を無くした！」（アスキー新書） をご参照ください。

http://www.nri.com/jp/opinion/book/o_book70.html

かえる箱（たまって箱）と文書保管サービスの効果

ノンペーパー推進活動では、「捨て捨て運動」による積極的な紙文書の廃棄や廃棄ボックスの設置　（下図の「かえる箱」）などによって、オフィス内の紙やキャビネットの減量・撤去に大きな効果がありました。

また、書類の「外部保管」では、重要文書の保管という視点もありましたが、当面、取り急ぎその場では必要ないものも、外部倉庫に預けることにも利用しました。現場もリクエストすれば、すぐに取り寄せられるということで抵抗感が少なく、活動促進には効果がありました。

文書管理改善としてのとりくみ

ノンペーパー推進活動を支援しながらNRIの文書管理システムを構築されてきたNRIワークプレイスサービス株式会社殿から以下のようなお話をいただきました。

「もともと弊社は文書を外部倉庫へ預けることが適切な文書管理のために大変有効だと考えていました。できるだけ紙を捨て、捨てきれないが当面見ない紙文書を外部倉庫に出すと、それだけで全体の7～8割がオフィス内から消えると予測していました。文書量を2割まで絞れば、電子化の検討も容易ですし、適切で効率的な継続的文書管理のしくみを検討する余裕もでてきます。SRIのサービスはこの削減と文書管理方法検討活動の両面で有効でした。」

――どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか？

「まずは当然ながら、倉庫自体の物理的セキュリティや災害対策がしっかりしていたことです。」

「また、SRIは早い段階でISO9001やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001）、プライバシーマークを受けていたりと、運用面でも当時の一般的な倉庫会社とは一味違う印象でした。」

「さらに提供されるSRI-WEBシステムについては、次にあげる3点がシステム採用後の拡張可能性を考える上で採用判断に大きく影響しました。」

1. 箱内の単体各文書情報を管理できたこと
2. SRI-WEB利用者の権限を管理できたこと
3. 入出庫・廃棄などアクセス履歴を記録できたこと

「これらの機能や構造を出発点に、弊社は導入当初から改善要望を数多く出してきましたが、それらを真摯に受け止めて改良していただき、現在では我々が必要と考える機能がほぼ実現されています。オフィス内の文書の削減もほぼ予測どおりの結果を得ることができました。」

「SRI-WEBには、さらに特筆すべき特徴的な機能があります。」

――それは何でしょうか？

「他の倉庫やオフィス内にある文書を含め、会社の紙文書すべてをSRI-WEBで一元的に扱えるということです。 」

「どの外部倉庫でも最近は、専用のウェブサイトで自倉庫に預かった文書に対してデリバリ依頼や管理状況確認といったサービスが提供されています。」

「しかしながら、NRIに限らずどの企業でも複数の外部倉庫に文書を預けることもあれば、オフィスのキャビネットや各拠点にも文書は存在しています。」

「ユーザから見ると、文書を預けている他の外部倉庫や自社オフィスにある文書などすべてを統合的に管理できないと、一貫性のある文書管理ができません。SRI-WEBシステムでそれが実現できていることは、特筆に価するでしょう。」