銀行・信用金庫向け文書管理システム
銀行・信用金庫向け文書管理システムは、行内の全営業所・文書保存倉庫などに分散する行内文書の一元管理を目的としたシステムです。行内文書の誤廃棄や紛失などの防止、年限管理の徹底による不要文書の適切な廃棄による管理コストの削減などが期待できる上に、営業店での作業軽減による大幅なオペレーションコストの削減が図れます。
現在、いまだ多くの銀行では文書台帳は紙による手書きを行っている事が多く、手書きであるが故に担当者によって統一した文書名でなかったり、保存期間・保存期限の記入ミスのまま台帳登録されてしまうことも少なくありません。金融機関向け文書管理システムでは、「伝票」、「永久・一般文書」ごとに入力画面を備えており、業務負担軽減の為に入力は最小項目入力となっています。また、文書名を選択する際には、前年度に登録した文書を流用（選択式）して登録する機能、登録後の検印機能など、できるだけ担当者の方の負担を軽減し、且つ正確な台帳登録を支援いたします。
銀行では数千種類の文書を取り扱っており、どの文書が保管で、どの文書が保存か、また保存文書の中でもそれぞれの文書の保存期間を把握する（検索する）ことはかなりの作業負担となっております。また、保存年限の付与ミスにより誤廃棄のリスクも考慮しなくてはいけません。 金融機関向け文書管理システムでは全文書マスタを備えているので、登録する文書名をクリックするだけで、誰が行っても正確な文書名、保存期間が自動的に設定され、作業効率向上と登録内容の正確性向上を支援いたします。
倉庫のロケーション管理はシステム化されていない事が多く、その場合、閲覧・出庫する際の検索性を重視して営業店ごと、保存年限ごとに配置してある場合がほとんどです。その為、文書の廃棄が進むにつれて虫食い的に空きスペースが発生し、倉庫の収納効率を妨げる結果となっています。金融機関向け文書管理システムでは、棚・箱をバーコード管理とする事により、フリーロケーション方式を採用することが可能となります。これにより、倉庫スペースの有効活用と検索性の両立を確保いたします。
倉庫内での箱の移動、閲覧・出庫の際の棚出し行為において、バーコード管理によって、いつでも最新のロケーション情報を更新する事ができ、正確なロケーション管理、倉庫内での紛失防止にするとともに、万が一の場合に備え、棚卸機能による現物とデータの相違を検証することもできます。また文書を廃棄する際は、一連のデータの継承とバーコードによる厳格なチェックを行う事により、誤廃棄の防止に効果を発揮いたします。
文書管理を行う事は、どこに何が、いくつあるかを把握することから始まります。この情報を正確に把握する事は困難であり、まして人的管理には限界があります。金融機関向け文書管理システムでは、銀行内の主管部の文書管理責任者の方が、各営業店にある文書箱数、営業店内での書類貸し出し状況、倉庫にある文書箱数などの様々な状況をリアルタイムに把握することが可能となります。
営業店内の保管・保存を含めた文書管理、倉庫での効率的な文書管理、営業店・倉庫、さらに関連会社、場合によっては外部の委託倉庫会社、デリバリーにいたるまで、トータル的なコンサルティングを行い、行内文書管理規定を支援いたします。
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