拠点・部署ごとの情報共有を支援する仕組みがありますか？
拠点・部署ごとに社内文書情報を共有する仕組みがありますか？
部署ごと・拠点ごとに管理ルールが異なり、一元管理されてないことが問題となります。紙媒体の文書管理については、各企業で定められた文書管理規定に則り、管理を行う必要があります。主に総務部門が主幹部署となり、各部署の文書管理をまとめる役目を担います。保管されている文書在庫を管理するための文書保存台帳は、紙の保存台帳や表計算（エクセル）を用いて管理されているのがほとんどです。この台帳で管理する内容（箱内容・番号・タイトル・年限）は、部署によって異なるケースが多く、社内で統一されたルールで管理している企業はまれです。台帳の媒体・管理情報が異なるため、社内で統一することは非常に難しい。このバラバラな管理体制が、部署間・拠点間での文書情報共有を妨げるハードルとなります。
従来は、拠点や部署ごとで好き勝手に外部委託業者を選定して、独自の運用を許してきたという企業も多かったというのが実情ではあります。しかし、今後は法規制などにより企業の情報管理体制が問われる時代になりますので、文書管理を所轄する責任者としては、社内文書・在庫情報の一元管理が求められます。文書保管の外部委託先の選定では、このようなことも念頭に入れながら検討する必要があります。
