入出庫・在庫情報管理は徹底されていますか？

保管文書の在庫情報管理は徹底されていますか？

社内文書を外部に保管する上で、文書在庫情報管理は非常に重要な要素です。
業者を選定する上で、どのような仕組みで入出庫依頼が行われ、在庫が管理されているかチェックする必要があります。
　

電話での入出庫は危ない
とある倉庫会社では、"電話一本でご希望の文書を配達します"と利便性を強調している会社もあります。　一見、非常に便利と思われるかもしれませんが、このような体制では"在庫管理はもってのほかで、セキュリティは何も考えていません"と言っているのと同じです。なりすましで依頼をかけたとしても、その会社の方からなのか？、権限のある方からなのか？、非常に判断が難しいところです。毎回録音でも取らない限り、ログが残るわけでもありません。この状態では、在庫数に食い違いが生じる可能性は非常に高いです。

ＦＡＸでの入出庫依頼は担当者の時間を蝕みます
現在、多くの倉庫会社ではＦＡＸ対応を行っています。電話対応よりはまだ良いほうですが、運用の煩雑さ・セキュリティの面でも問題があります。

ＦＡＸ対応で出庫する場合
１．在庫管理台帳を見てから、該当の文書箱管理ナンバーを調べます。
２．出庫依頼書に文書箱管理ナンバーを書き込み、その依頼書を倉庫会社にＦＡＸします。
３．ＦＡＸ送信した依頼書は、控えとしてお客様側で保管する必要がありますがあるので、ファイルします。
４．依頼の文書が届いた後、記録台帳へ"出庫中"とメモをしておきます。

お客様側だけで、これだけの手間がかかります。　倉庫会社側でも同様に依頼書の保管やシステムへの手入力などが発生します。　

また、FAX依頼伝票や文書管理リストを顧客側・倉庫業者側で別々に管理する事から、情報の更新が一致せず、リストの不一致が起こりがちです。

入出庫の履歴・ログ管理は管理者として把握すべきことですが、ＦＡＸ運用では非常に手間がかかります。

せっかく文書管理を外注したとしても、依頼書の管理・ログ管理などの業務が発生し、担当者様は無駄な時間を費やすことになります。

今後、内部統制やＳＯＸ法への対応を進める上で、社内機密情報へのアクセスログ・閲覧者の履歴管理などが必要になりますが、ＦＡＸ対応では困難でしょう。

ウェブでの入出庫・在庫確認

物流倉庫会社などでは、ウェブでの商品在庫管理システムを、無理やり文書の在庫情報管理システムとして使っているところもあります。　ウェブ上で在庫確認や入出庫依頼ができるので、上記のＦＡＸ運用と比べて利便性はかなり向上されます。しかし、物流倉庫会社が商品在庫管理として構築したシステムであり、使い勝手は良いものではありません。　