個人情報が含まれる契約書の管理・物件情報に関わる文書の管理にお困りではありませんか？
2005年4月に個人情報保護法が施行され、個人情報が含まれる契約書類の管理体制が必要になっております。 多くの顧客、オーナーとの契約書や重要書類等を扱う不動産業としても対応が迫られております。
昨今では、社内からの情報漏洩が多発し、社会問題化していいます。
社内管理にてそのようなリスクを低減するためには、大規模なシステム構築・セキュリティ強化が必要となり、大幅なコストがかかります。
そうした状況を受け、セキュリティリサイクル研究所では、不動産業向けに特化した『契約書管理代行サービス』をご提案いたします。
セキュリティリサイクル研究所では、機密文書管理を代行管理致します。
万全な専門会社へ預けることにより、新たな設備投資・システム投資をせずに、リスク低減・セキュリティ強化を図ることができます。
● 機密書類（契約書・完成図書・図面など）を、セキュリティ万全の専用保管庫※で保管管理
※ プライバシーマーク、ISO9001、ISMSに適合しています
● 依頼に応じて必要な機密書類を検索抽出し、オンデマンド電送で配信（または原本配送）
● オフィスのスペース不足解消
● 低コストで安全な保管体制 （セキュリティの確保、管理コストの削減）
● 全国各拠点からの契約書検索の問い合わせ要求に対する業務改善
● 機密文書の保管スペース不足の悩みを解決
● 検索・抽出が簡単にオーダーでき、契約書単位でデリバリー
● WEBシステムの利用により、在庫情報や保存年限の管理も容易
● 首都圏のスペースと比較して、数分の一のコストで運用が可能
導入の背景：
社内で保管・管理している契約書を電子化しての業務効率化を検討。
契約書を全数電子化する場合の試算を行ったところ、莫大なコストと時間が必要なことが分かった。 さらに電子化済みファイルのセキュリティ・ログ管理などのシステム構築への追加コストもあるため、電子化は中止に。
電子化の代わりとなるソリューションを探していたところ、SRIのトータルドキュメントソリューションを知った。
顧客の要望：
● 大量の物件、契約書を社内管理しているが、セキュリティ強化のため外部委託したい。
● 社内で管理しているような感覚で検索できる仕組みが欲しい。
● 年限切れ文書の抽出・破棄する手間をなくしたい。
● 冊子単位での管理
● すべて電子化するにはコストが合わない。 代わりとなるソリューションは？
導入後の効果については、お問い合わせください！
大切な機密文書・重要書類をセキュリティ万全の専用保管倉庫で |
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膨大な文書の整理・分類・インデックス化から、保管管理・運用方法までをトータルにご提案します。 |
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膨大な紙文書をPDFベースで電子化します。 |
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保管文書から必要な書類を抽出し、電子データ化して配信。 |
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WEBブラウザを利用して、簡単な操作で保管文書を管理できます。 |
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保存年限の過ぎた文書を、同一施設内で安全に機密抹消します。 |
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機密情報を安全かつ適正に管理するために、徹底したセキュリティ管理体制を構築しています。
■ セキュリティ対策設備
● 24時間のオンラインセキュリティシステムをはじめとした防犯管理設備
● 指紋認証によるエリア毎の入退室制限
● 監視カメラによる入退室・作業状況の記録
● 不正アクセス防止技術を導入したコンピュータシステム
■ 防災設備
● 耐震建築 土間スラブ耐震工法、免新装置付文書ラック
● 耐火建築 耐火構造（外壁：防火サイディング、間仕切り、開口部）
● 消火設備 ハロンガス消火設備、火災報知機、排煙設備、消火ポンプ 他
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