金融機関向け契約書管理ソリューション - セキュリティリサイクル研究所(SRI) -

契約書・申込書管理に必要以上のコストをかけていませんか？

金融機関での文書管理の不徹底が要因となり、顧客情報の紛失・誤廃棄・漏えいに繋がる事故が多発しております。金融庁による金融検査においても文書管理の不備に関しては多く指摘されているようです。

セキュリティリサイクル研究所では、これまで銀行・生損保・クレジットなど幅広く金融機関の文書管理をサポートしてまいりました。その実績・ノウハウを活かし、金融機関向けに特化した『契約書管理代行サービス』をご提案いたします。

●　金庫室が文書であふれており、スペース不足解消したい
●　文書管理全般のコスト削減を行いたい
●　全国各拠点からの契約書検索の問い合わせ要求に対する業務改善

●　機密書類（契約書・財務諸表・顧客情報）を、セキュリティ万全の専用保管庫^※で保管管理
^※ プライバシーマーク、ISO9001、ISMSに適合しています
●　依頼に応じて必要な機密書類を検索抽出し、オンデマンド電送で配信（または原本配送）

●　機密文書の保管スペース不足の悩みを解決
●　検索・抽出が簡単にオーダーでき、契約書単位でデリバリー
●　WEBシステムの利用により、在庫情報や保存年限の管理も容易
●　首都圏のスペースと比較して、数分の一のコストで運用が可能

保険契約申込書管理業務

電子倉庫システムの導入：

オフィスビル内に設けたアーカイブルームで自社管理していた保管契約申込書。
契約変更承認書、口座振替依頼書、事故ファイルなどを全数移管。日々発生するそれら書類を専用コンテナで毎日引取り、弊社センターにて検索整理したうえで保管し、同社コールセンターからの検索請求を受け場合は 30分以内に電送。
原本が必要な事故ファイルは翌朝の現物配送で対応している。

導入効果：

●導入前
オフィスビル内アーカイブルーム賃料　100万円/月
その他コスト（人件費、光熱費等）　100万円/月

月間 200万円／年間 2,400万円

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●導入後
保管費用、検索費用、配送費用　30万円/月
検索整理　30万円/月

月間 50万円／年間 600万円

管理コストは約４分の１へ削減！

大切な機密文書・重要書類をセキュリティ万全の専用保管倉庫で保管・管理します。午後5時までの出庫依頼なら、翌日配達が可能です。
膨大な文書の整理・分類・インデックス化から、保管管理・運用方法までをトータルにご提案します。
膨大な紙文書をPDFベースで電子化します。保管スペースを削減し、ドキュメントの管理・共有を容易にします。
保管文書から必要な書類を抽出し、電子データ化して配信。データはすべて暗号化されるため、セキュリティ面でも安心です。
WEBブラウザを利用して、簡単な操作で保管文書を管理できます。リアルタイムの在庫確認や各種の依頼・手続きが可能です。セキュリティ技術を採用し、安全性と利便性を両立しています。
保存年限の過ぎた文書を、同一施設内で安全に機密抹消します。処理完了後に機密抹消証明書を発行します。

機密情報を安全かつ適正に管理するために、徹底したセキュリティ管理体制を構築しています。

■ セキュリティ対策設備
  ●　24時間のオンラインセキュリティシステムをはじめとした防犯管理設備
  ●　指紋認証によるエリア毎の入退室制限
  ●　監視カメラによる入退室・作業状況の記録
  ●　不正アクセス防止技術を導入したコンピュータシステム

■ 防災設備
  ●　耐震建築　土間スラブ耐震工法、免新装置付文書ラック
  ●　耐火建築　耐火構造（外壁：防火サイディング、間仕切り、開口部）
  ●　消火設備　ハロンガス消火設備、火災報知機、排煙設備、消火ポンプ他

ドキュメントソリューションサービス導入事例

大切な機密文書・重要書類をセキュリティ万全の専用保管倉庫で保管・管理します。午後5時までの出庫依頼なら、翌日配達が可能です。
膨大な文書の整理・分類・インデックス化から、保管管理・運用方法までをトータルにご提案します。
膨大な紙文書をPDFベースで電子化します。保管スペースを削減し、ドキュメントの管理・共有を容易にします。
保管文書から必要な書類を抽出し、電子データ化して配信。データはすべて暗号化されるため、セキュリティ面でも安心です。
WEBブラウザを利用して、簡単な操作で保管文書を管理できます。リアルタイムの在庫確認や各種の依頼・手続きが可能です。セキュリティ技術を採用し、安全性と利便性を両立しています。
保存年限の過ぎた文書を、同一施設内で安全に機密抹消します。処理完了後に機密抹消証明書を発行します。