カエルコンサル 第32回
失敗（文書紛失）から学ぶ問題点（２）
今回は前回に引き続き“失敗から学ぶ”と題して、どうして文書の紛失（誤廃棄）が起きてしまうのかを過去の事故から分析いたします。
前回（第31回）の事故事例から
問題点を３つにわけると
- 社内のルール・運用の問題
- 委託先管理の問題
- 輸送時の問題
という点にふれ、1についてご説明いたしました。今回は2と3について分析いたします。
委託先については導入前に調査をすることはもちろんとして、年に1回の定期監査も重要です。
チェックのポイントは？
定期監査の際は、セキュリティの体制やISOやプライバシーマークなどの第3者認証機関の認定などをチェックします。
その中で一番重要なのは、委託された文書（電子データ）の品質管理業務などが円滑に行われているかです。
その委託元の文書だけが特別な運用のときは、簡単な作業でもミスが発生する可能性がありますので注意が必要です。
そして、文書（電子データ）のあらゆる作業に関して記録を保持しているかも重要です。
3についても輸送のときは委託するケースが多いので、同じ点をチェックすることが重要です。
少し付け加えると、合わせて委託元側でもミスがおきないように注意する必要があります。
前回の説明の繰り返しになりますが、受け渡しについても手順を決めて、どの従業員が作業を行っても文書管理のルールが守れてしまう必然性を持つことがミスを未然に防ぐポイントになると思います。
カエルコンサルからのワンポイント
まとめると、委託先を選定する際、初回のチェック時は、その委託内容は運用面でイレギュラーなものかどうかの確認も忘れずに行うこと。
通常運用と違う場合は、どういう手順でミスが発生しない対応になっているかの確認を忘れずに行いましょう。
そして、それがクリアされても丸投げするのではなく、定期的なチェックが行える仕組みができているのかどうか。
委託元と委託先が協力できる部分を話し合い、共通の認識を持つことが必要になります。
